Als Teil des Leistungsmanagementprozesses umfasst Confirm eine Gesprächsphase, in der Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten ihre Leistungsberichte gemeinsam besprechen können. Manchmal können sich diese Gespräche einschüchternd anfühlen, aber die Planung und Vorbereitung des Prozesses kann viel dazu beitragen, ein angenehmes und produktives Leistungsmanagementgespräch zu führen.
Vorgespräch
Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrem Mitarbeiter einen Termin für das Gespräch vereinbart haben. Es liegt in Ihrer Verantwortung, einen Gesprächstermin während der Gesprächsphase des Leistungszyklus zu vereinbaren.
Nehmen Sie sich die Zeit, die Beurteilung Ihres Mitarbeiters durchzulesen, und bereiten Sie sich darauf vor, den Kontext des Feedbacks, das Sie während des Check-in-Prozesses gegeben haben, zu erläutern.
Wir empfehlen, den Mitarbeiterbericht vor dem geplanten Gespräch zu veröffentlichen, damit der Mitarbeiter Zeit hat, ihn zu verarbeiten.
Es kann Gründe geben, warum Sie mit der Veröffentlichung des Berichts bis nach dem Gespräch warten möchten. Gründe dafür können sein:
Sie sind besorgt, wie der Mitarbeiter auf das Feedback reagieren wird
Sie müssen ein schwieriges Feedback geben
In diesen Fällen können Sie mit der Veröffentlichung des Berichts warten, bis das Gespräch stattgefunden hat.
Vorgeschlagene Mitteilung (vor der geplanten Besprechung)
(Verwendung für Mitarbeiter, bei denen der Bericht vor der Besprechung veröffentlicht wird)
Hallo {Name},
Sie sollten eine E-Mail von Confirm erhalten haben, in der Ihnen mitgeteilt wird, dass Ihr Leistungsbericht jetzt verfügbar ist. Der Bericht enthält Ihre Selbstreflexion, mein Feedback und gegebenenfalls auch das Feedback des Netzwerks.
Wir können uns in der Sitzung die Zeit nehmen, um darüber zu sprechen:
Wie Sie sich bei diesem Feedback fühlen
Was Sie überrascht hat
Was Ihnen aufgefallen ist und woran Sie bereits arbeiten
Welche Themen in Ihrem gesamten Feedback auftauchen
Welche Ideen Sie für Maßnahmen haben, die Sie ergreifen können, um sich weiterzuentwickeln
Feedback für mich, wie ich Sie am besten unterstützen kann
Ich freue mich auf das Gespräch morgen!
(Alternative, wenn der Bericht nicht veröffentlicht wird)
Hallo {Name},
Ich freue mich auf unsere Leistungsüberprüfung. Danke, dass Sie das Treffen angesetzt haben. Während unserer gemeinsamen Zeit werde ich Ihnen Feedback geben und wir können darüber sprechen:
Wie Sie sich bei diesem Feedback fühlen
Was Sie überrascht hat
Was Ihnen bewusst ist und woran Sie bereits arbeiten
Welche Themen in Ihrem gesamten Feedback auftauchen
Welche Ideen Sie für Maßnahmen haben, die Sie ergreifen können, um sich weiterzuentwickeln
Feedback für mich, wie ich Sie am besten unterstützen kann
Ich freue mich auf das Gespräch morgen!
Beispiel für ein 1:1-Gespräch (~45 Minuten)
Wenn sich eine der beiden Parteien während des Gesprächs unwohl fühlt, können Sie gerne eine Pause einlegen und das Gespräch in ein paar Stunden oder am nächsten Tag wieder aufnehmen. Es ist normal, dass sich Menschen während eines Feedback-Gesprächs so fühlen, vor allem, wenn sie es nicht gewohnt sind oder sich überrascht fühlen.
Vergewissern Sie sich, dass der Zeitpunkt für das Feedback-Gespräch immer noch günstig ist. Manchmal kommen andere Dinge dazwischen, die die Anwesenheit der Person behindern können.
Danken Sie der Person für ihr Feedback! Teilen Sie Ihre Wertschätzung dafür mit. Es kann beängstigend sein, Feedback zu geben, besonders wenn es das erste Mal ist. Wenn nicht klar ist, dass das Feedback willkommen ist und geschätzt wird, könnte sich die Person entmutigt fühlen, es in Zukunft zu geben.
Machen Sie deutlich, dass Sie regelmäßiges Feedback wünschen und dass die Mitarbeiter das ganze Jahr hindurch jederzeit bereit sind, sich mit Ihnen auszutauschen. Lassen Sie sie wissen, dass Sie ihr Feedback auch für Sie besprechen werden. Sie können den gleichen Rahmen verwenden, um ihr Feedback für Sie zu besprechen.
Rahmen Sie das Gespräch mit den folgenden Fragen:
Was denken Sie über dieses Feedback?
War etwas für Sie überraschend?
Was ist Ihnen bereits bekannt?
Gibt es etwas, das Sie diesem Feedback hinzufügen möchten?
Welche Themen tauchen in Ihrem gesamten Feedback auf?
Welche Ideen haben Sie für Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um auf dieses Feedback einzugehen?
Welches Feedback haben Sie für mich, wie ich Sie am besten unterstützen kann?
Haben Sie noch Fragen?
Führen Sie ein Gespräch! Fügen Sie Details hinzu und vertiefen Sie sie, wenn nötig. Fragen Sie sie, ob Sie etwas übersehen haben. Achten Sie darauf, dass Ihre Angaben auf Fakten beruhen und liefern Sie solide Beispiele. Fordern Sie die Person auf, ihre Sichtweise mitzuteilen.
Fragen Sie, ob sie Vorschläge haben, wie sie etwas unternehmen können. Fragen Sie, wie Sie die Person bei ihrer Arbeit unterstützen können.
Besprechen Sie die nächsten Schritte:
Prioritäten für das nächste Quartal
Karriereziele + Interessengebiete
Vereinbaren Sie Folgemaßnahmen
Bedanken Sie sich nochmals. Diese Art von Gesprächen wird Ihre Beziehung nur stärken, wenn sie gut geführt werden!
Nach dem Gespräch
Falls noch nicht geschehen, geben Sie den Leistungsbericht frei.
Schicken Sie anschließend ein Nachfassschreiben, in dem Sie das Leistungsgespräch und die nächsten Schritte bestätigen und sich für die Zeit bedanken, die Sie sich genommen haben.
Halten Sie in den folgenden 1:1-Gesprächen das Follow-up der Maßnahmen fest und bitten Sie weiterhin regelmäßig um Feedback.
Hilfreiche Ideen für bestimmte Situationen:
Nachfolgend finden Sie eine Liste von Gesprächsanregungen für Leistungsgespräche. Denken Sie daran, spezifisches, umsetzbares Feedback zu geben.
Verstärkendes Feedback:
Sie sind hervorragend in [Handlung], und ich würde das gerne weiterhin von Ihnen sehen.
Ich ermutige Sie, [Handlung] weiterhin zu tun. Ich habe positives Feedback erhalten, dass dies dem Team wirklich geholfen hat [Ergebnis].
Beispiele:
Sie zeichnen sich durch die Erstellung durchdachter Marketingdecks aus. Ich würde mich freuen, wenn Sie auch in Zukunft die Federführung übernehmen würden, zumal ich weiß, dass Sie Spaß am kreativen Prozess haben.
Ich bin wirklich beeindruckt davon, wie Sie unser wöchentliches Kickoff-Meeting umgestaltet haben. Ich möchte, dass Sie weiterhin Prozesse ansprechen, die Ihrer Meinung nach verbessert werden könnten.
Ich schätze es sehr, wie Sie die Verantwortung für den Fehler im Code übernommen und ihn behoben haben. Seien Sie weiterhin so ehrlich und proaktiv, wie Sie es bei Ihrer Arbeit waren.
Ich ermutige Sie, Ihren Teamkollegen weiterhin als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen. Viele Ihrer Teammitglieder sagen, dass Sie ein großartiger Zuhörer sind und sie sich wohl fühlen, wenn sie Ihnen ihre Ideen mitteilen können.
Mehrere Leute haben erwähnt, wie gut Sie es verstehen, alle bei knappen Fristen auf dem Laufenden zu halten, was sich positiv auf die Produktivität des Teams ausgewirkt hat. Ich würde mich freuen, wenn Sie bei zukünftigen Projekten weiterhin die Führung übernehmen würden.
Entwicklungsfeedback (Verbesserungsbereiche):
Mein Feedback ist, dass Sie [Aktion] stoppen sollten, weil sie zu [Konsequenz] führt.
Ich ermutige Sie, mit [Handlung] zu beginnen, weil es Ihnen helfen wird [beabsichtigtes Ergebnis].
Beispiele:
Mein Feedback ist, dass Sie aufhören sollten, spät nachts dringende E-Mails zu schicken. Sie verursachen Stress für die anderen Teammitglieder außerhalb der Arbeitszeiten, und das ist keine gesunde Angewohnheit.
Mir ist bekannt, dass Sie fast jede Woche Ihre persönlichen Treffen absagen. Das ist nicht akzeptabel, wenn man bedenkt, dass Sie als Führungskraft für die berufliche Entwicklung mehrerer Mitarbeiter verantwortlich sind.
Ich würde es begrüßen, wenn Sie mit der Vorbereitung Ihrer Quartalsergebnisse nicht mehr bis zur letzten Minute warten würden. Ihre Präsentationen neigen dazu, unzusammenhängend zu sein und repräsentieren die Bemühungen Ihres Teams nicht gut.
Es wäre von Vorteil, wenn Sie sich während unserer Besprechung Notizen machen würden, damit Sie keine der Aufgaben oder Rückmeldungen vergessen, die mit Ihnen geteilt wurden.
Ich denke, es wäre wertvoll, wenn ein Teammitglied Ihre Kunden-E-Mails überprüfen würde, um Ihnen zu helfen, den Tonfall zu kontrollieren.
Potenziell heikle Szenarien
Im Folgenden finden Sie konkrete Ideen, die Ihnen helfen sollen, in potenziell schwierigen Gesprächen selbstbewusst aufzutreten und diese effektiv zu führen.
Sie müssen schwieriges Feedback geben:
Es ist wichtig, klar, aber auch freundlich zu sein, wenn Sie negatives Feedback geben. Das Ziel ist es, dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, sich weiterzuentwickeln. Ein Beispiel für ein Gespräch könnte so klingen:
Ihre Leistung entspricht nicht den Erwartungen, und ich weiß, dass das schwer zu hören ist. Eine sofortige Verbesserung ist erforderlich, und ich bin hier, um Sie dabei zu unterstützen, genau das zu tun. Konkret können Sie [Maßnahme] verbessern, die [Auswirkungen] haben wird.
PAUSE - Haben Sie noch Fragen?
Solange Sie sich für Verbesserungen einsetzen, werde ich Ihnen in jeder Hinsicht zur Seite stehen. Das kann so aussehen, dass ich mich öfter mit Ihnen treffe, in einem Plan zur Leistungsverbesserung umsetzbare nächste Schritte festlege und Ihnen zusätzliche Ressourcen zur Verfügung stelle, die Sie für Ihren Erfolg benötigen.
Wie kann ich Sie Ihrer Meinung nach am besten unterstützen?
Ich bin zuversichtlich, dass wir mit dieser gemeinsamen Anstrengung zu einer besseren Leistung kommen werden.
Wenn es im Bericht Feedback von anderen gibt, das für Sie als Führungskraft und/oder für den Mitarbeiter nicht stimmig ist:
Betonen Sie die Neugier - wenn Sie überrascht sind (oder der Mitarbeiter), müssen Sie einen Entdeckungsprozess einleiten:
Feedback von der Organisation ist ein wichtiger Teil des Leistungsprozesses, da es verschiedene Perspektiven und Einblicke in Ihre Gesamtleistung bietet. Ihr Bericht enthält eine Rückmeldung, die besagt [Feedback].
Was denken Sie darüber? Trifft dies auf Sie zu?
(Nachdem Sie die Antwort des Mitarbeiters gehört haben, können Sie ihm mitteilen, dass Sie das Feedback überrascht hat oder dass es für Sie nicht zutreffend war; er sollte jedoch seine Neugier auf das Feedback richten, da Sie viel über die Person erfahren können, die das Feedback gegeben hat, und darüber, was ihr wichtig ist).
Auch wenn das Feedback nicht immer auf Gegenliebe stößt, kann es hilfreich sein, sich zu fragen:
Was wäre, wenn auch nur 10 % des Feedbacks wahr wären?
Gibt es etwas in diesem Feedback, das sich für Sie umsetzbar anfühlt?
Was tue ich, wenn ich defensiv bin und trotzdem eine Botschaft zu übermitteln habe?
Wenn man im Gespräch Raum schafft, können sich beide Parteien sicher fühlen und einen produktiven Dialog führen.
Warum nehmen wir uns nicht einen Moment Zeit und kommen auf dieses Gespräch zurück? Ich bin mir sicher, dass es eine Menge zu verarbeiten gibt, und ich möchte alle Ihre Fragen beantworten.
Lassen Sie uns innehalten und die Perspektiven der anderen hören. Wir müssen beide neugierig und offen sein und zuerst versuchen, den Standpunkt des anderen zu verstehen, um ein produktives Gespräch zu führen und uns darauf zu einigen, wie wir gemeinsam vorankommen können. Wir können uns darauf einigen, unterschiedlicher Meinung zu sein, aber wir müssen dies auf eine Art und Weise tun, die respektvoll ist und bei der wir uns beide gehört fühlen.
Wenn das Teammitglied nur über Geld und/oder eine Beförderung sprechen will:
Die Leistungsbeurteilung ist eine Leistungsüberprüfung, keine Gehaltsüberprüfung.
Bei unserem heutigen Gespräch konzentrieren wir uns auf Ihre Leistung und darauf, wie wir gemeinsam mit Ihnen den Erfolg für den Rest des Jahres sichern können. Im Rahmen der jährlichen Überprüfung werden wir die Vergütung und die Beförderungsmöglichkeiten bewerten.
Wenn ein Mitarbeiter mit dem Leistungsfeedback nicht einverstanden ist, selbst am Ende des Gesprächs:
Hören Sie zu und stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter sich gehört fühlt. Es ist in Ordnung, wenn man sich einig ist, dass man anderer Meinung ist. Erinnern Sie ihn jedoch daran, dass es besser ist, nicht in der Vergangenheit zu schwelgen und sich stattdessen darauf zu konzentrieren, was anders gemacht werden kann, wenn Sie gemeinsam vorankommen.
Die gute Nachricht ist, dass wir in etwa 6 Monaten einen weiteren Überprüfungszyklus durchführen, so dass wir nicht ein weiteres Jahr warten müssen, um die Leistungsbewertung zu verbessern!
Stellen Sie sicher, dass sie wissen, dass Sie in ihrem Team sind und alles tun werden, um sie dabei zu unterstützen, die Leistung zu erbringen, von der sie glauben, dass sie sie erbringen können.