Ihre Benutzer in Ihrer Confirm-Instanz sollten die tatsächlichen Benutzer Ihrer Organisation genau widerspiegeln. Um diesen Status beizubehalten, ohne eine HRIS-Integration zu verwenden, müssen Sie wissen, wie Sie Benutzer in Confirm with CSV-Dateien importieren, sowohl um neue Mitarbeiter hinzuzufügen als auch um Batches von Aktualisierungen an Mitarbeiterdaten durchzuführen.
Darüber hinaus können Sie aus verschiedenen Gründen auch Mitarbeiterdaten aus Confirm exportieren.
Sehen wir uns an, wie Sie diese beiden Administratorfunktionen ausführen können!
Neue Mitarbeiter importieren
Für einzelne Benutzer können Sie über die Schaltfläche "Hinzufügen" in der Personenverwaltung ein einzelnes Profil hinzufügen.
Es kann jedoch auch sinnvoll sein, mehrere Profile gleichzeitig hinzuzufügen oder zu aktualisieren. Für Organisationen, die keine HRIS-Synchronisierung mit Confirm verwenden, ist dies am einfachsten, indem sie eine CSV-Datei mit den neuen oder aktualisierten Benutzerdaten hochladen, die Sie hinzufügen möchten, indem Sie die Schaltfläche "Personen aus CSV importieren" verwenden:
Um optimale Ergebnisse zu erzielen, stellen Sie bitte sicher, dass Ihre CSV-Datei vollständig und korrekt strukturiert ist, um einen reibungslosen Upload-Prozess zu gewährleisten und Fehler und doppelte Kontoerstellung zu vermeiden.
Wenn Sie auf die Schaltfläche "Personen aus CSV importieren" klicken, wird ein Popup-Fenster mit Optionen zum Herunterladen der Vorlage und zum Starten des Imports angezeigt.
Für Ihren ersten Upload von Mitarbeiterdaten empfehlen wir Ihnen dringend, die CSV-Vorlagendatei über den blauen Button "Datei herunterladen" herunterzuladen. Dies führt Sie zu den verschiedenen Datenfeldern, die wir benötigen (so viele, wie in Ihrem Datensatz verfügbar sind), und die Verwendung der Vorlage stellt auch sicher, dass die Spaltennamen während des Importvorgangs übereinstimmen.
Hier ist eine Liste der häufigsten Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie eine CSV-Datei mit Mitarbeiterdaten für Confirm erstellen oder bearbeiten:
Verwenden Sie die gleichen Spaltennamen wie in unserer Beispiel-CSV-Datei
Geben Sie Daten für jede Zelle ein, für die sie verfügbar sind, wenn Sie Benutzer zum ersten Mal hinzufügen
Die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters darf nicht leer sein, und die HRIS-ID (externe ID) darf nicht leer sein, wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter-ID-Nummern in Confirm verwendet (fast alle unsere Kunden tun dies)
Bitte überprüfen Sie die E-Mail-Adressen vor dem Hochladen sorgfältig auf Tippfehler, da dies zu doppelten Profilen führen kann
Bitte verwenden Sie in Daten-CSVs für den Upload nur Kleinbuchstaben für E-Mail-Adressen und lassen Sie Satzzeichen wie Apostrophe weg, auch wenn Ihr E-Mail-Anbieter dies zulässt
Bitte geben Sie für jeden hinzugefügten Mitarbeiter die E-Mail-Adresse des Managers an, da diese für Umfragen benötigt wird
Sobald Sie Ihre CSV-Datei erstellt haben, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Import starten", um den Upload-Vorgang zu starten.
Das Tool zum Hochladen von Dateien akzeptiert mehrere Tabellenformate, aber wir empfehlen, immer .csv Dateien für beste Ergebnisse. Die meisten Tabellenkalkulationsprogramme ermöglichen es Ihnen, jede Tabelle als .csv Datei zu speichern, indem Sie die Funktion "Speichern unter" oder "Herunterladen" verwenden.
Sobald Sie die Datei hochgeladen haben, analysiert Confirm Ihre CSV-Datei und versucht, die Spalten mit unseren Datenfeldern abzugleichen, die wir aufnehmen. Wenn Sie in Ihrer CSV-Datei die gleichen Spaltennamen wie in unserer Vorlage verwenden, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass alles übereinstimmt (gekennzeichnet durch grüne Häkchen).
Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um mit der Vorschau Ihrer Daten fortzufahren. Mit "Bestätigen" werden alle Felder hervorgehoben, in denen Daten fehlen, die Sie beachten sollten, und die wie folgt aussehen:
Wir empfehlen außerdem, den Schalter "Nur Zeilen mit Fehlern anzeigen" zu verwenden, um schnell zu sehen, ob erforderliche Informationen fehlen, die rot hervorgehoben werden. Fehlende erforderliche Informationen führen dazu, dass der Upload mit der folgenden Fehlermeldung fehlschlägt:
Sobald der Schalter anzeigt, dass es keine Zeilen mit Fehlern gibt, drücken Sie auf "Bestätigen & Hochladen", um den Upload-Vorgang abzuschließen.
Batch-Aktualisierung vorhandener Mitarbeiter
Neben dem Hinzufügen eines Stapels neuer Mitarbeiter ist ein CSV-Upload auch eine bequeme Möglichkeit, einen Stapel vorhandener Mitarbeiterdaten für Organisationen zu aktualisieren, die kein HRIS in Confirm integriert haben.
Genau wie beim Hinzufügen neuer Mitarbeiter müssen wir sicherstellen, dass die CSV-Datei korrekt ausgefüllt und strukturiert wird, um einen reibungslosen Upload-Prozess zu gewährleisten und Fehler und doppelte Kontoerstellung zu vermeiden:
Verwenden Sie die gleichen Spaltennamen wie in unserer Beispiel-CSV-Datei
Führen Sie nach Möglichkeit neue Mitarbeiter und Datenaktualisierungen für vorhandene Funktionen in separaten Upload-Batches durch – dies ist in der Regel einfacher zu beheben, wenn es Probleme gibt
Die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters darf nicht leer sein, und die HRIS-ID (externe ID) darf nicht leer sein, wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter-ID-Nummern in Confirm verwendet (fast alle unsere Kunden tun dies). Wenn Ihre Organisation Mitarbeiter-ID-Nummern verwendet, empfiehlt es sich, diese immer in die Änderung von Mitarbeiterdaten einzubeziehen, um sicherzustellen, dass sie aktuell und vollständig bleiben.
Es ist in Ordnung, eine CSV-Datei hochzuladen, die nur die Spalten enthält, die Sie aktualisieren möchten nur für vorhandene Profile, aber eine dieser Spalten muss Geben Sie die E-Mail-Adresse an, damit die richtigen Profile aktualisiert werden. (Wenn wir z. B. eine Gruppe von Mitarbeitern in den Status "gekündigt" ändern möchten, können wir nur die E-Mail-Adressen dieser Mitarbeiter, eine Statusspalte mit einem "T" für jeden Mitarbeiter, der den Status "gekündigt" bedeutet, einem Kündigungsdatum für jeden Mitarbeiter und der ID-Nummer des Mitarbeiters hochladen. Dadurch wird der Status in "Beendet" geändert und es wird ein Laufzeitdatum angegeben, die anderen Felder bleiben jedoch unverändert.)
Bitte überprüfen Sie die E-Mail-Adressen vor dem Hochladen sorgfältig auf Tippfehler - die E-Mail-Adresse muss genau übereinstimmen, um die Daten des Mitarbeiterdatensatzes zu aktualisieren
Bitte verwenden Sie in Daten-CSVs für den Upload nur Kleinbuchstaben für E-Mail-Adressen und lassen Sie Satzzeichen wie Apostrophe weg, auch wenn Ihr E-Mail-Anbieter dies zulässt
Bitte geben Sie die E-Mail-Adressen der Manager für Mitarbeiter in jeder Mitarbeiterdatenaktualisierung als Best Practice an - dies ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass diese Beziehungen auf dem neuesten Stand gehalten werden, was die Erstellung von Zyklus-Snapshots erleichtert!
Exportieren von Benutzerdaten in CSV
Das Exportieren von Benutzern in CSV ist eine hervorragende Möglichkeit, eine Tabelle mit Ihren Benutzern zu erstellen, die Sie bearbeiten können, um sie dann für den Import in Batch-Aktualisierungsbenutzer (z. B. für Manager-Neuzuweisungen oder Abteilungsnamensänderungen) im oben beschriebenen Prozess zu verwenden.
Im Bereich "Personenverwaltung" können Sie Ihre Bestätigungs-Benutzerdaten in CSV exportieren. Sie können Daten für alle in der Organisation exportieren, oder Sie können die Schaltfläche "Diese Liste filtern" verwenden, um eine kleinere Liste von Einzelpersonen oder Teams zu erstellen, für die Daten exportiert werden sollen, und dann die Daten mit der Schaltfläche "Personen in CSV exportieren" exportieren: