Οι χρήστες σας στην παρουσία επιβεβαίωσης θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια τους πραγματικούς χρήστες του οργανισμού σας. Για να διατηρήσετε αυτήν την κατάσταση χωρίς να χρησιμοποιήσετε ενοποίηση HRIS, θα πρέπει να γνωρίζετε πώς να εισάγετε χρήστες στην Επιβεβαίωση με αρχεία CSV, τόσο για να προσθέσετε νέους υπαλλήλους όσο και για να εκτελέσετε παρτίδες ενημερώσεων στα δεδομένα υπαλλήλων.
Επιπλέον, μπορεί επίσης να θέλετε να εξαγάγετε δεδομένα υπαλλήλων από την Επιβεβαίωση για διάφορους λόγους.
Ας μάθουμε πώς να εκτελούμε και τις δύο αυτές δυνατότητες διαχειριστή!
Εισαγωγή νέων υπαλλήλων
Για μεμονωμένους χρήστες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί "Προσθήκη" στη Διαχείριση ατόμων για να προσθέσετε ένα μόνο προφίλ.
Ωστόσο, μπορεί επίσης να θέλετε να προσθέσετε ή να ενημερώσετε πολλά προφίλ ταυτόχρονα. Για οργανισμούς που δεν χρησιμοποιούν συγχρονισμό HRIS με την Επιβεβαίωση, αυτό είναι πιο εύκολο να γίνει ανεβάζοντας ένα αρχείο CSV με τα νέα ή ενημερωμένα δεδομένα χρήστη που θέλετε να προσθέσετε, χρησιμοποιώντας το κουμπί "Εισαγωγή ατόμων από CSV":
Για καλύτερα αποτελέσματα, βεβαιωθείτε ότι το CSV σας έχει ολοκληρωθεί και δομηθεί σωστά, ώστε να διασφαλιστεί η ομαλή διαδικασία μεταφόρτωσης και να αποφευχθούν σφάλματα και δημιουργία διπλού λογαριασμού.
Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή ατόμων από CSV", θα δείτε ένα αναδυόμενο παράθυρο με επιλογές για λήψη προτύπου και έναρξη εισαγωγής.
Για την πρώτη μεταφόρτωση δεδομένων υπαλλήλων, συνιστούμε ιδιαίτερα τη λήψη του αρχείου προτύπου CSV χρησιμοποιώντας το μπλε κουμπί "Λήψη αρχείου". Αυτό θα σας καθοδηγήσει στα διάφορα πεδία δεδομένων που χρειαζόμαστε (όσα είναι διαθέσιμα στο σύνολο δεδομένων σας) και η χρήση του προτύπου θα διασφαλίσει επίσης ότι τα ονόματα των στηλών ταιριάζουν κατά τη διαδικασία εισαγωγής.
Ακολουθεί μια λίστα με τα πιο συνηθισμένα πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε κατά τη δημιουργία ή την επεξεργασία ενός CSV με δεδομένα υπαλλήλων για επιβεβαίωση:
Χρησιμοποιήστε τα ίδια ονόματα στηλών όπως στο δείγμα CSV
Συμπλήρωση δεδομένων για κάθε κελί για το οποίο είναι διαθέσιμο κατά την προσθήκη χρηστών για πρώτη φορά
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο υπαλλήλου δεν μπορεί να είναι κενό και το αναγνωριστικό HRIS (εξωτερικό αναγνωριστικό) δεν μπορεί να είναι κενό εάν ο οργανισμός σας θα χρησιμοποιεί αριθμούς αναγνωριστικού υπαλλήλου στην Επιβεβαίωση (σχεδόν όλοι οι πελάτες μας το κάνουν)
Ελέγξτε προσεκτικά για τυχόν τυπογραφικά λάθη στις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από τη μεταφόρτωση, καθώς αυτό θα μπορούσε να δημιουργήσει διπλά προφίλ
Χρησιμοποιήστε όλα τα πεζά γράμματα για διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε CSV δεδομένων για μεταφόρτωση και παραλείψτε τυχόν σημεία στίξης, όπως αποστρόφους, ακόμη και αν ο πάροχος email σας τα επιτρέπει
Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των διευθυντών για κάθε υπάλληλο που προστίθεται, καθώς αυτό θα χρειαστεί για έρευνες
Μόλις δημιουργήσετε το CSV σας, κάντε κλικ στο μπλε κουμπί "Έναρξη εισαγωγής" για να ξεκινήσετε τη διαδικασία μεταφόρτωσης.
Το εργαλείο μεταφόρτωσης αρχείων θα δέχεται πολλές μορφές υπολογιστικών φύλλων, αλλά συνιστούμε να χρησιμοποιείτε πάντα .csv αρχεία για καλύτερα αποτελέσματα. Τα περισσότερα προγράμματα υπολογιστικών φύλλων σάς επιτρέπουν να αποθηκεύετε οποιοδήποτε υπολογιστικό φύλλο ως αρχείο .csv χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Αποθήκευση ως ή Λήψη.
Μόλις ανεβάσετε το αρχείο, η Επιβεβαίωση θα αναλύσει το CSV σας και θα προσπαθήσει να αντιστοιχίσει τις στήλες του με τα πεδία δεδομένων που καταναλώνουμε. Χρησιμοποιώντας τα ίδια ονόματα στηλών στο CSV όπως στο πρότυπό μας, πιθανότατα θα δείτε ότι όλα ταιριάζουν (υποδεικνύονται με πράσινα σημάδια ελέγχου).
Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε την προεπισκόπηση των δεδομένων σας. Η επιλογή Επιβεβαίωση θα επισημάνει τυχόν πεδία από τα οποία λείπουν δεδομένα που πρέπει να γνωρίζετε, τα οποία μοιάζουν με αυτό:
Συνιστούμε επίσης να χρησιμοποιήσετε την εναλλαγή "Εμφάνιση μόνο σειρών με σφάλματα" για να δείτε γρήγορα εάν λείπουν τυχόν απαιτούμενες πληροφορίες, οι οποίες θα επισημανθούν με κόκκινο χρώμα. Η έλλειψη απαιτούμενων πληροφοριών θα προκαλέσει την αποτυχία της αποστολής με το ακόλουθο μήνυμα λάθους:
Μόλις η εναλλαγή δείξει ότι δεν υπάρχουν σειρές με σφάλματα, πατήστε "Επιβεβαίωση και μεταφόρτωση" για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία μεταφόρτωσης.
Μαζική ενημέρωση υπαρχόντων υπαλλήλων
Εκτός από την προσθήκη μιας παρτίδας νέων υπαλλήλων, η μεταφόρτωση CSV είναι επίσης ένας βολικός τρόπος ενημέρωσης μιας παρτίδας υπαρχόντων δεδομένων υπαλλήλων για οργανισμούς που δεν έχουν ενσωματωμένο HRIS στην επιβεβαίωση.
Όπως και με την προσθήκη νέων υπαλλήλων, πρέπει να διασφαλίσουμε ότι το CSV ολοκληρώνεται και δομείται σωστά για να διασφαλίσουμε μια ομαλή διαδικασία μεταφόρτωσης και να αποφύγουμε σφάλματα και δημιουργία διπλού λογαριασμού:
Χρησιμοποιήστε τα ίδια ονόματα στηλών όπως στο δείγμα CSV
Εκτελέστε νέες προσθήκες υπαλλήλων και ενημερώσεις δεδομένων σε υπάρχουσες λειτουργίες σε ξεχωριστές δέσμες μεταφόρτωσης, εάν είναι δυνατόν - αυτό είναι συνήθως ευκολότερο να αντιμετωπιστεί εάν υπάρχουν προβλήματα
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο υπαλλήλου δεν μπορεί να είναι κενό και το αναγνωριστικό HRIS (εξωτερικό αναγνωριστικό) δεν μπορεί να είναι κενό εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί αριθμούς αναγνωριστικού υπαλλήλου στην Επιβεβαίωση (σχεδόν όλοι οι πελάτες μας το κάνουν). Εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί αναγνωριστικούς αριθμούς υπαλλήλων, είναι βέλτιστη πρακτική να τους συμπεριλαμβάνετε πάντα κατά την τροποποίηση των δεδομένων των υπαλλήλων για να διασφαλίσετε ότι παραμένουν ενημερωμένοι και πλήρεις.
Είναι εντάξει να ανεβάσετε ένα CSV που περιέχει μόνο τις στήλες που θέλετε να ενημερώσετε μόνο για υπάρχοντα προφίλ, αλλά μία από αυτές τις στήλες πρέπει να είναι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να ενημερώνονται τα σωστά προφίλ. (Για παράδειγμα, εάν θέλουμε να αλλάξουμε μια παρτίδα υπαλλήλων σε κατάσταση "τερματισμού", τότε μπορούμε να ανεβάσουμε μόνο τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτών των υπαλλήλων, μια στήλη κατάστασης που περιέχει ένα "T" για κάθε υπάλληλο που σημαίνει κατάσταση "τερματισμού", μια ημερομηνία τερματισμού για κάθε υπάλληλο και τον αριθμό ταυτότητας του υπαλλήλου. Αυτό θα αλλάξει την κατάσταση σε τερματισμός και θα παράσχει μια ημερομηνία διάρκειας, αλλά θα αφήσει τα άλλα πεδία αμετάβλητα.)
Ελέγξτε προσεκτικά για τυχόν τυπογραφικά λάθη στις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από τη μεταφόρτωση - η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να ταιριάζει ακριβώς για να ενημερώσετε τα δεδομένα του αρχείου υπαλλήλου
Χρησιμοποιήστε όλα τα πεζά γράμματα για διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε CSV δεδομένων για μεταφόρτωση και παραλείψτε τυχόν σημεία στίξης, όπως αποστρόφους, ακόμη και αν ο πάροχος email σας τα επιτρέπει
Συμπεριλάβετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των διευθυντών για τους υπαλλήλους σε κάθε ενημέρωση δεδομένων εργαζομένων ως βέλτιστη πρακτική - αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι αυτές οι σχέσεις διατηρούνται ενημερωμένες, γεγονός που διευκολύνει τη δημιουργία στιγμιότυπων κύκλου!
Εξαγωγή δεδομένων χρήστη σε CSV
Η εξαγωγή χρηστών σε CSV είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο των χρηστών σας, το οποίο μπορείτε να επεξεργαστείτε και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε για εισαγωγή σε μαζική ενημέρωση χρηστών (για παράδειγμα, για αναθέσεις διευθυντών ή αλλαγές ονόματος τμήματος) στη διαδικασία που περιγράφεται παραπάνω.
Ο πίνακας διαχείρισης ατόμων προσφέρει τη δυνατότητα εξαγωγής των δεδομένων επιβεβαίωσης χρήστη σε CSV. Μπορείτε να εξαγάγετε δεδομένα για όλους στον οργανισμό ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί "Φιλτράρισμα αυτής της λίστας" για να δημιουργήσετε μια μικρότερη λίστα ατόμων ή ομάδων για εξαγωγή δεδομένων και, στη συνέχεια, να εξαγάγετε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας το κουμπί "Εξαγωγή ατόμων σε CSV":