Καταλαβαίνουμε τη σημασία της δυνατότητας διαμόρφωσης και προεπισκόπησης των κύκλων απόδοσης, μεταφόρτωσης ή προσαρμογής των συμμετεχόντων και ενημέρωσης του περιεχομένου του κύκλου στο δικό σας χρόνο. Γι' αυτό, οι διαχειριστές του συστήματος Confirm μπορούν να ρυθμίσουν σχεδόν κάθε πτυχή ενός κύκλου επιδόσεων χρησιμοποιώντας τα εργαλεία διαχείρισης.

Εάν είστε διαχειριστής συστήματος, θα δείτε ένα στοιχείο μενού Διαχειριστής στο αριστερό παράθυρο πλοήγησης. Αναπτύξτε το μενού και κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση κύκλων.

Σε αυτή τη σελίδα, θα δείτε μια λίστα με όλους τους προηγούμενους και προσχεδιασμένους κύκλους επιδόσεων. Από εδώ, μπορείτε να επεξεργαστείτε έναν υπάρχοντα κύκλο κάνοντας κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία κύκλου" ή να κάνετε προεπισκόπηση ενός κύκλου κάνοντας κλικ στην επιλογή "Προεπισκόπηση κύκλου", και τα δύο κάτω από τη στήλη ΕΝΕΡΓΕΙΑ.

Εάν δεν βλέπετε έναν υπάρχοντα κύκλο, κάντε κλικ στο μπλε κουμπί "Δημιουργία νέου κύκλου" στην επάνω δεξιά γωνία. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς να διαμορφώσετε τον κύκλο.

Κατά τη δημιουργία ενός νέου κύκλου, το πρώτο βήμα θα είναι η συμπλήρωση των πληροφοριών στην καρτέλα "Βασικά στοιχεία".

Όνομα: πώς θα πρέπει να ονομάζεται ο κύκλος;

Ημερομηνία έναρξης/λήξης περιόδου απόδοσης: Οι ημερομηνίες αυτές θα πρέπει να καλύπτουν τη χρονική περίοδο που θα πρέπει να ορίσουν οι συμμετέχοντες. π.χ. Για το πρώτο τρίμηνο, η ημερομηνία έναρξης θα μπορούσε να είναι η 1/1/2022 και η ημερομηνία λήξης η 31/3/2022.

Κατάσταση: Από προεπιλογή, ο κύκλος θα είναι αδημοσίευτος. Με την ενημέρωσή του σε Δημοσιευμένο ο κύκλος θα ενεργοποιηθεί. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι ο υπόλοιπος κύκλος έχει ρυθμιστεί πριν από τη δημοσίευση.

Κάντε κλικ στο "Αποθήκευση και συνέχιση".

Εδώ θα διαμορφωθούν οι ημερομηνίες, τα περιεχόμενα και οι ρυθμίσεις του κύκλου. Ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε κάθε φάση για να την συμπεριλάβετε ή να την αποκλείσετε και εμβαθύνετε περισσότερο για να προσαρμόσετε κάθε φάση με βάση τις επιλογές σε κάθε μία.

Παρεμπιπτόντως, οι αλλαγές σε αυτή τη σελίδα θα αποθηκεύονται αυτόματα καθώς προχωράτε.

Αυτή η φάση είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή, καθώς περιλαμβάνει τα στοιχειώδη του Confirm- ONA.

Ξεκινήστε ενημερώνοντας τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της φάσης και, στη συνέχεια, ρυθμίστε τις λοιπές απαιτήσεις της φάσης.

Εκτός από το ONA, σε αυτή τη φάση μπορείτε επίσης να προσθέσετε προσαρμοσμένες ερωτήσεις αυτοκριτιής, μια ενότητα για τους συμμετέχοντες που ενημερώνουν τους OKR ή/και τα επιτεύγματά τους, μαζί με αιτήματα αξιολόγησης από συναδέλφους (αν και δεν συνιστάται.... τα δεδομένα ONA δίνουν πολύ πιο ακριβή σχόλια από ολόκληρο τον οργανισμό!!)

Ενεργοποιήστε αυτή τη φάση για να συμπεριλάβετε ερωτήσεις που πρέπει να απαντήσουν οι εργαζόμενοι σχετικά με τον διευθυντή τους ή τους προϊσταμένους τους.

Σε αυτή τη φάση μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τις ερωτήσεις της έρευνας αφορίσωσης και να αποφασίσετε αν οι απαντήσεις θα είναι ανώνυμες ή όχι.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: οι ημερομηνίες για αυτή τη φάση μπορεί να είναι ίδιες με τη φάση Εσείς + το δίκτυό σας ή μπορεί να εκτελούνται διαδοχικά.

Αυτή η φάση απευθύνεται στους διευθυντές. Διαμορφώστε προσαρμοσμένες ερωτήσεις και κλίμακες αξιολόγησης για τους διευθυντές που θα απαντήσουν για κάθε έναν από τους υφιστάμενούς τους.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: οι ημερομηνίες για αυτή τη φάση δεν μπορούν να είναι ίδιες με τη φάση Εσείς + το δίκτυό σας ή τη φάση Συνάδελφοι + Σχόλια προς τα πάνω. Αυτή η φάση ΠΡΕΠΕΙ να εκτελεστεί μετά την ολοκλήρωση των δύο προηγούμενων φάσεων.

Εάν περιλαμβάνεται η φάση Η ομάδα σας, μπορεί να συμπεριληφθεί και η φάση βαθμονόμησης. Κατά τη διάρκεια της βαθμονόμησης, οι διαχειριστές μπορούν να έχουν πρόσβαση στον πίνακα εργαλείων απόδοσης και να αλλάξουν τις αξιολογήσεις των διαχειριστών με σχόλια που υποδεικνύουν τον λόγο για τον οποίο έγινε η αλλαγή. Αυτή η φάση χρησιμοποιείται συνήθως από μεγαλύτερους οργανισμούς και απαιτούνται μόνο ημερομηνίες.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η φάση αυτή δεν μπορεί να ξεκινήσει πριν από την ολοκλήρωση της φάσης Η ομάδα σας.

Αυτή θα πρέπει να είναι η τελευταία φάση σε έναν κύκλο. Κατά τη διάρκεια της φάσης των συνομιλιών, οι διαχειριστές μπορούν να δημοσιεύσουν αναφορές σε άτομα, οι οποίες δείχνουν οποιαδήποτε πληροφορία την οποία μπορούν να δουν με βάση τις ρυθμίσεις στις παραπάνω φάσεις.

Οι διευθυντές δημοσιεύιυν μη αυτόματα αναφορές από τον πίνακα απόδοσης για κάθε άτομο, ιδανικά τη στιγμή που έχουν προφορική συνομιλία με έναν συγκεκριμένο υφιστάμενο. Στη συνέχεια, οι υφιστάμενοι θα κληθούν να αναγνωρίσουν τη συζήτηση και θα έχουν την ευκαιρία να αξιολογήσουν πόσο πολύτιμα ήταν τα σχόλια και προαιρετικά να υποβάλουν σχόλια τα οποία μπορούν να επιλέξουν να τα μοιραστούν με τον διευθυντή τους ή να τα κρατήσουν ιδιωτικά, ώστε να τα βλέπουν μόνο ο προϊστάμενος του διευθυντή τους και οι ανώτεροι και το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού. Αυτές οι αξιολογήσεις και τα σχόλια της συνομιλίας είναι διαθέσιμα στον πίνακα εργαλείων απόδοσης.

Στο τέλος αυτής της φάσης, η αναφορά μπορεί να δημοσιευτεί αυτόματα για λογαριασμό τυχόν διευθυντών που δεν έχουν ακόμη δημοσιεύσει τις αναφορές τους.

Κάντε προεπισκόπηση του κύκλου σε πραγματικό χρόνο καθώς πραγματοποιείτε ενημερώσεις κάνοντας κλικ στο κουμπί "Προεπισκόπηση κύκλου" στην επάνω δεξιά γωνία.

Παράδειγμα προεπισκόπησης: