Los usuarios de la instancia de Confirm deben ser un reflejo exacto de los usuarios reales de la organización. Para mantener este estado sin usar una integración de HRIS, deberá saber cómo importar usuarios a archivos Confirmar con CSV, tanto para agregar nuevos empleados como para realizar lotes de actualizaciones de los datos de los empleados.
Además, es posible que también desee exportar los datos de los empleados de Confirm por varios motivos.
¡Aprendamos a realizar estas dos capacidades de administrador!
Importar nuevos empleados
Para usuarios individuales, puede usar el botón "Agregar" en Administración de personas para agregar un solo perfil.
Sin embargo, es posible que también desee agregar o actualizar varios perfiles a la vez. Para las organizaciones que no utilizan una sincronización de HRIS con Confirm, esto es más fácil de hacer cargando un CSV con los datos de usuario nuevos o actualizados que desea agregar, usando el botón "Importar personas desde CSV":
Para obtener los mejores resultados, asegúrese de que su CSV esté completo y estructurado correctamente para garantizar un proceso de carga sin problemas y evitar errores y la creación de cuentas duplicadas.
Cuando haga clic en el botón "Importar personas desde CSV", verá una ventana emergente con opciones para Descargar plantilla y Comenzar a importar.
Para la primera carga de datos de los empleados, te recomendamos que descargues el archivo de plantilla CSV mediante el botón azul "Descargar archivo". Esto lo guiará en los diversos campos de datos que necesitamos (tantos como estén disponibles en su conjunto de datos) y el uso de la plantilla también garantizará que los nombres de las columnas coincidan durante el proceso de importación.
Aquí hay una lista de las cosas más comunes que debe tener en cuenta al crear o editar un CSV con datos de empleados para Confirm:
Use los mismos nombres de columna que en nuestro CSV de muestra
Rellene los datos de cada celda para la que esté disponible al añadir usuarios por primera vez
El correo electrónico del empleado no puede estar en blanco y el ID de HRIS (ID externo) no puede estar en blanco si su organización utilizará números de ID de empleado en Confirmar (casi todos nuestros clientes lo hacen)
Verifique cuidadosamente si hay errores tipográficos en las direcciones de correo electrónico antes de cargar, ya que esto podría crear perfiles duplicados
Utilice todas las letras minúsculas para las direcciones de correo electrónico en los CSV de datos para cargar y omita cualquier puntuación, como apóstrofos, incluso si su proveedor de correo electrónico los permite
Incluya la dirección de correo electrónico de los gerentes para cada empleado agregado, ya que será necesaria para las encuestas
Una vez que hayas creado tu CSV, haz clic en el botón azul "Comenzar a importar" para comenzar el proceso de carga.
La herramienta de carga de archivos aceptará varios formatos de hoja de cálculo, pero recomendamos usar siempre .csv para obtener mejores resultados. La mayoría de los programas de hojas de cálculo le permiten guardar cualquier hoja de cálculo como un archivo .csv utilizando la funcionalidad Guardar como o Descargar.
Una vez que haya cargado el archivo, Confirm analizará su CSV e intentará hacer coincidir sus columnas con los campos de datos que ingerimos. Al usar los mismos nombres de columna en su CSV que en nuestra plantilla, es probable que vea que todo coincide (indicado por marcas de verificación verdes).
Haga clic en el botón Siguiente para continuar con la vista previa de sus datos. Confirmar resaltará los campos a los que les faltan datos que debe tener en cuenta, que se ven así:
También recomendamos usar la opción "Mostrar solo filas con errores" para ver rápidamente si falta alguna información requerida, que se resaltará en rojo. La falta de información requerida hará que la carga falle con el siguiente mensaje de error:
Una vez que el interruptor muestre que no hay filas con errores, presione "Confirmar y cargar" para completar el proceso de carga.
Actualización por lotes de empleados existentes
Además de agregar un lote de nuevos empleados, una carga CSV también es una forma conveniente de actualizar un lote de datos de empleados existentes para organizaciones que no tienen un HRIS integrado con Confirm.
Al igual que con la adición de nuevos empleados, debemos asegurarnos de que el CSV se complete y estructure correctamente para garantizar un proceso de carga sin problemas y evitar errores y la creación de cuentas duplicadas:
Use los mismos nombres de columna que en nuestro CSV de muestra
Realice adiciones de nuevos empleados y actualizaciones de datos a las funciones existentes en lotes de carga separados si es posible, esto suele ser más fácil de solucionar si hay algún problema
El correo electrónico del empleado no puede estar en blanco y el ID de HRIS (ID externo) no puede estar en blanco si su organización usa números de ID de empleado en Confirm (casi todos nuestros clientes lo hacen). Si su organización utiliza números de identificación de empleados, se recomienda incluirlos siempre al modificar los datos de los empleados para asegurarse de que permanezcan actualizados y completos.
Está bien cargar un CSV que solo contenga las columnas que desea actualizar solo para perfiles existentes, sino una de esas columnas mosto ser la dirección de correo electrónico para que se actualicen los perfiles correctos. (Por ejemplo, si queremos cambiar un lote de empleados a un estado "terminado", podemos cargar solo las direcciones de correo electrónico de esos empleados, una columna de estado que contenga una "T" para cada empleado que signifique un estado "terminado", una fecha de terminación para cada empleado y el número de identificación del empleado. Esto cambiará el Estado a terminado y proporcionará una fecha de plazo, pero dejará otros campos sin cambios).
Verifique cuidadosamente si hay errores tipográficos en las direcciones de correo electrónico antes de cargar: la dirección de correo electrónico debe coincidir exactamente para actualizar los datos del registro del empleado
Utilice todas las letras minúsculas para las direcciones de correo electrónico en los CSV de datos para cargar y omita cualquier puntuación, como apóstrofos, incluso si su proveedor de correo electrónico los permite
Incluya las direcciones de correo electrónico de los gerentes de los empleados en cada actualización de datos de empleados como una mejor práctica: esta es una buena manera de garantizar que estas relaciones se mantengan actualizadas, lo que facilita la creación de instantáneas de ciclos.
Exportar datos de usuario a CSV
La exportación de usuarios a CSV es una excelente manera de generar una hoja de cálculo de los usuarios que puede editar para luego usarla para importar usuarios de actualización por lotes (por ejemplo, para reasignaciones de gerentes o cambios de nombre de departamento) en el proceso descrito anteriormente.
El panel Administración de personas ofrece la posibilidad de exportar sus datos de usuario de Confirm a CSV. Puede exportar datos para todos los miembros de la organización o puede usar el botón "Filtrar esta lista" para crear una lista más pequeña de personas o equipos para exportar datos y, a continuación, exportar los datos con el botón "Exportar personas a CSV":