Vos utilisateurs dans votre instance Confirm doivent refléter fidèlement les utilisateurs réels de votre organisation. Pour maintenir cet état sans utiliser d'intégration SIRH, vous devez savoir comment importer des utilisateurs dans Confirm avec des fichiers CSV, à la fois pour ajouter de nouveaux employés et pour effectuer des lots de mises à jour des données des employés.
De plus, vous pouvez également souhaiter exporter les données des employés depuis Confirm pour diverses raisons.
Apprenons à utiliser ces deux fonctionnalités d'administrateur !
Importer de nouveaux employés
Pour les utilisateurs individuels, vous pouvez utiliser le bouton « Ajouter » dans Administration du personnel pour ajouter un seul profil.
Cependant, vous pouvez également ajouter ou mettre à jour plusieurs profils à la fois. Pour les organisations qui n'utilisent pas de synchronisation SIRH avec Confirm, le plus simple est de télécharger un fichier CSV avec les données utilisateur nouvelles ou mises à jour que vous souhaitez ajouter, en utilisant le bouton « Importer des personnes depuis un fichier CSV » :
Pour de meilleurs résultats, veuillez vous assurer que votre fichier CSV est correctement rempli et structuré afin de garantir un processus de téléchargement fluide et d'éviter les erreurs et la création de comptes en double.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Importer des personnes depuis un fichier CSV », une fenêtre contextuelle s'affiche avec les options permettant de télécharger le modèle et de démarrer l'importation.
Pour votre premier téléchargement de données d'employé, nous vous recommandons vivement de télécharger le fichier modèle CSV à l'aide du bouton bleu « Télécharger le fichier ». Cela vous guidera sur les différents champs de données dont nous avons besoin (autant que possible dans votre ensemble de données) et l'utilisation du modèle garantira également la correspondance des noms de colonnes pendant le processus d'importation.
Voici une liste des éléments les plus courants à prendre en compte lors de la création ou de la modification d'un fichier CSV avec les données des employés pour Confirm :
Utilisez les mêmes noms de colonnes que dans notre exemple de fichier CSV
Remplissez les données pour chaque cellule pour laquelle elles sont disponibles lors de l'ajout d'utilisateurs pour la première fois
L'adresse e-mail de l'employé ne peut pas être vide et l'ID SIRH (ID externe) ne peut pas être vide si votre organisation utilise des numéros d'identification d'employé dans Confirm (presque tous nos clients le font)
Veuillez vérifier attentivement les éventuelles fautes de frappe dans les adresses e-mail avant de les télécharger, car cela pourrait créer des profils en double
Veuillez utiliser toutes les lettres minuscules pour les adresses e-mail dans les fichiers CSV de données à télécharger, et omettez toute ponctuation telle que les apostrophes, même si votre fournisseur de messagerie les autorise.
Veuillez inclure l'adresse e-mail du responsable pour chaque employé ajouté, car elle sera nécessaire pour les enquêtes.
Une fois votre fichier CSV créé, cliquez sur le bouton bleu « Démarrer l'importation » pour lancer le processus de téléchargement.
L'outil de téléchargement de fichiers accepte plusieurs formats de feuille de calcul, mais nous recommandons de toujours utiliser des fichiers .csv pour de meilleurs résultats. La plupart des tableurs vous permettent d'enregistrer n'importe quelle feuille de calcul au format .csv à l'aide des fonctionnalités Enregistrer sous ou Télécharger.
Une fois le fichier téléchargé, Confirm analysera votre CSV et tentera de faire correspondre ses colonnes à nos champs de données que nous ingérons. En utilisant les mêmes noms de colonnes dans votre CSV que dans notre modèle, vous verrez probablement que tout correspond (indiqué par des coches vertes).
Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer à prévisualiser vos données. Confirmer mettra en évidence tous les champs contenant des données manquantes dont vous devez être conscient, ce qui ressemble à ceci :
Nous vous recommandons également d'utiliser l'option « Afficher uniquement les lignes contenant des erreurs » pour voir rapidement si des informations obligatoires sont manquantes, lesquelles seront surlignées en rouge. L'absence d'informations obligatoires entraînera l'échec du téléchargement avec le message d'erreur suivant :
Une fois que le bouton bascule indique qu'il n'y a aucune ligne contenant des erreurs, appuyez sur « Confirmer et télécharger » pour terminer le processus de téléchargement.
Mise à jour par lots des employés existants
En plus d'ajouter un lot de nouveaux employés, un téléchargement CSV est également un moyen pratique de mettre à jour un lot de données d'employés existants pour les organisations qui n'ont pas de SIRH intégré à Confirm.
Tout comme pour l'ajout de nouveaux employés, nous devons nous assurer que le fichier CSV est correctement rempli et structuré afin de garantir un processus de téléchargement fluide et d'éviter les erreurs et la création de comptes en double :
Utilisez les mêmes noms de colonnes que dans notre exemple de fichier CSV
Effectuez les ajouts de nouveaux employés et les mises à jour de données sur les fonctionnalités existantes dans des lots de téléchargement distincts si possible ; cela est généralement plus facile à résoudre en cas de problème
L'adresse e-mail de l'employé ne peut pas être vide et l'ID SIRH (ID externe) ne peut pas être vide si votre organisation utilise des numéros d'identification d'employé dans Confirm (presque tous nos clients le font). Si votre organisation utilise des numéros d'identification d'employé, il est recommandé de toujours les inclure lors de la modification des données des employés afin de garantir qu'elles restent à jour et complètes.
Il est possible de télécharger un fichier CSV contenant uniquement les colonnes que vous souhaitez mettre à jour pour les profils existants uniquement , mais l'une de ces colonnes doit être l'adresse e-mail afin que les profils corrects soient mis à jour. (Par exemple, si nous voulons changer un lot d'employés en statut « terminé », nous pouvons télécharger uniquement les adresses e-mail de ces employés, une colonne Statut contenant un « T » pour chaque employé signifiant un statut « terminé », une date de fin d'emploi pour chaque employé et le numéro d'identification de l'employé. Cela changera le statut en « terminé » et fournira une date de fin d'emploi, mais laissera les autres champs inchangés.)
Veuillez vérifier attentivement les éventuelles fautes de frappe dans les adresses e-mail avant de les télécharger ; l'adresse e-mail doit correspondre exactement pour mettre à jour les données du dossier de l'employé.
Veuillez utiliser toutes les lettres minuscules pour les adresses e-mail dans les fichiers CSV de données à télécharger et omettre toute ponctuation telle que les apostrophes, même si votre fournisseur de messagerie les autorise.
Veuillez inclure les adresses e-mail des responsables des employés dans chaque mise à jour des données des employés à titre de bonne pratique ; c'est un bon moyen de garantir ces relations. sont tenus à jour, ce qui facilite la création d'instantanés de cycle !
Exporter les données utilisateur au format CSV
L'exportation des utilisateurs au format CSV est un excellent moyen de générer une feuille de calcul de vos utilisateurs que vous pouvez modifier pour ensuite l'utiliser pour l'importation afin de mettre à jour les utilisateurs par lots (par exemple, pour les réaffectations de responsable ou les changements de nom de service) dans le processus décrit ci-dessus.
Le panneau Administration des personnes offre la possibilité d'exporter vos données utilisateur Confirm au format CSV. Vous pouvez exporter des données pour tous les membres de l'organisation, ou vous pouvez utiliser le bouton « Filtrer cette liste » pour créer une liste plus petite d'individus ou d'équipes pour lesquels exporter des données, puis exporter les données à l'aide du bouton « Exporter les personnes vers CSV » :