Nous comprenons l'importance de pouvoir configurer et prévisualiser les cycles de performance, télécharger ou ajuster les participants, et mettre à jour le contenu des cycles à votre propre rythme. C'est pourquoi les administrateurs du système Confirm peuvent configurer pratiquement tous les aspects d'un cycle de représentation à l'aide de notre série d'outils d'administration.

Si vous êtes un administrateur système, vous verrez un élément de menu Admin dans le volet de navigation de gauche. Développez le menu et cliquez sur Administration des cycles.

Sur cette page, vous trouverez une liste de tous les cycles de performance passés et en projet. À partir de là, vous pouvez modifier un cycle existant en cliquant sur "Modifier le cycle" ou prévisualiser un cycle en cliquant sur "Prévisualiser le cycle", tous deux sous la colonne ACTION.

Si vous ne voyez pas de cycle existant, cliquez sur le bouton bleu "Créer un nouveau cycle" en haut à droite. Poursuivez votre lecture pour savoir comment configurer le cycle.

Lors de la création d'un nouveau cycle, la première étape consiste à remplir les informations de l'onglet Bases.

Nom : quel doit être le nom du cycle ?

Date de début et de fin de la période de performance : ces dates doivent couvrir la période sur laquelle les participants doivent réfléchir. Par exemple, pour le premier trimestre, la date de début pourrait être le 1/1/2022 et la date de fin le 31/3/2022.

Statut : Par défaut, le cycle est non publié. Le fait de le mettre à jour en le faisant passer à l'état " publié " permet de le mettre en ligne. Il est important de s'assurer que le reste du cycle est configuré avant la publication.

Cliquez sur "Enregistrer et continuer".

C'est ici que les dates, le contenu et les paramètres du cycle seront configurés. Activez ou désactivez chaque phase pour l'inclure ou l'exclure, et approfondissez la personnalisation de chaque phase en fonction des options qu'elle contient.

D'ailleurs, les modifications apportées à cette page seront sauvegardées automatiquement au fur et à mesure. (Bravo !)

Cette phase est activée par défaut, car elle comprend le pain et le beurre de Confirm ; ONA.

Commencez par mettre à jour les dates de début et de fin de la phase, puis configurez les autres exigences de la phase.

En plus de l'ONA, cette phase permet également d'ajouter des questions d'auto-réflexion personnalisées, une section permettant aux participants de mettre à jour leurs OKR et/ou leurs réalisations, ainsi que des demandes d'évaluation par les pairs (bien que cela ne soit pas recommandé....ONA les données nous donnent un feedback beaucoup plus précis de la part de l'ensemble de l'organisation !)

Activez cette phase pour inclure des questions auxquelles les employés doivent répondre à propos de leur manager ou de leurs pairs.

C'est également au cours de cette phase que vous pouvez personnaliser les questions de l'enquête d'engagement et décider si les réponses seront anonymes ou non.

REMARQUE: les dates de cette phase peuvent être les mêmes que celles de la phase "Vous + votre réseau", ou se dérouler de manière séquentielle.

Cette phase s'adresse aux responsables des ressources humaines. Configurez des questions personnalisées et des échelles d'évaluation auxquelles les managers doivent répondre à propos de chacun de leurs subordonnés directs.

REMARQUE: les dates de cette phase ne peuvent pas être les mêmes que celles de la phase "Vous + votre réseau" ou "Pair + feedback". Cette phase DOIT se dérouler après la clôture des deux phases précédentes.

Si la phase Votre équipe est incluse, la phase d'étalonnage peut également l'être. Au cours de cette phase, les administrateurs peuvent accéder au tableau de bord des performances et modifier les évaluations des gestionnaires en y ajoutant des commentaires indiquant la raison de la modification. Cette phase est généralement utilisée par les grandes organisations et seules les dates sont requises.

REMARQUE : cette phase ne peut pas commencer tant que la phase "Votre équipe" n'est pas terminée.

Cette phase devrait être la dernière d'un cycle. Au cours de cette phase, les responsables peuvent transmettre aux individus des rapports contenant toutes les informations dont ils ont la visibilité en fonction des paramètres définis dans les phases précédentes.

Les managers publient manuellement des rapports à partir du tableau de bord des performances pour chaque personne, idéalement au moment où ils ont une conversation verbale avec un subordonné direct donné. Par la suite, les subordonnés directs seront invités à accuser réception de la conversation et auront la possibilité d'évaluer la valeur du feedback et, éventuellement, de fournir des commentaires qu'ils pourront choisir de partager avec leur manager ou de garder privés afin que seuls le manager de leur manager et les supérieurs hiérarchiques ainsi que les HRBP puissent en prendre connaissance. Ces évaluations et commentaires sont disponibles dans le tableau de bord des performances.

À la fin de cette phase, le rapport peut être publié automatiquement au nom de tous les managers qui n'ont pas encore publié leurs rapports.

Prévisualisez le cycle en temps réel lorsque vous effectuez des mises à jour en cliquant sur le bouton "Prévisualiser le cycle" en haut à droite.

Exemple de prévisualisation :