Gli utenti nell'istanza di conferma devono riflettere in modo accurato gli utenti effettivi dell'organizzazione. Per mantenere questo stato senza utilizzare un'integrazione HRIS, è necessario sapere come importare gli utenti nei file Confirm with CSV, sia per aggiungere nuovi dipendenti che per eseguire batch di aggiornamenti ai dati dei dipendenti.
Inoltre, potresti anche voler esportare i dati dei dipendenti da Confirm per vari motivi.
Impariamo come eseguire entrambe queste funzionalità di amministratore!
Importa nuovi dipendenti
Per i singoli utenti, è possibile utilizzare il pulsante "Aggiungi" in Amministrazione persone per aggiungere un singolo profilo.
Tuttavia, potresti anche voler aggiungere o aggiornare più profili contemporaneamente. Per le organizzazioni che non utilizzano una sincronizzazione HRIS con Conferma, questa operazione è più semplice caricando un file CSV con i dati utente nuovi o aggiornati che si desidera aggiungere, utilizzando il pulsante "Importa persone da CSV":
Per ottenere i migliori risultati, assicurati che il tuo CSV sia completato e strutturato correttamente per garantire un processo di caricamento senza intoppi ed evitare errori e la creazione di account duplicati.
Quando fai clic sul pulsante "Importa persone da CSV", vedrai una finestra pop-up con le opzioni per scaricare il modello e avviare l'importazione.
Per il primo caricamento dei dati dei dipendenti, ti consigliamo vivamente di scaricare il file modello CSV utilizzando il pulsante blu "Scarica file". Questo ti guiderà sui vari campi di dati di cui abbiamo bisogno (quanti ne sono disponibili nel tuo set di dati) e l'utilizzo del modello garantirà anche che i nomi delle colonne corrispondano durante il processo di importazione.
Ecco un elenco delle cose più comuni da tenere presenti quando si crea o si modifica un CSV con i dati dei dipendenti per Confirm:
Utilizza gli stessi nomi di colonna del nostro CSV di esempio
Compila i dati per ogni cella per la quale sono disponibili quando aggiungi utenti per la prima volta
L'e-mail del dipendente non può essere vuota e l'ID HRIS (ID esterno) non può essere vuoto se la tua organizzazione utilizzerà i numeri ID dipendente in Conferma (quasi tutti i nostri clienti lo fanno)
Si prega di controllare attentamente la presenza di eventuali errori di battitura negli indirizzi e-mail prima del caricamento, in quanto ciò potrebbe creare profili duplicati
Utilizza tutte le lettere minuscole per gli indirizzi e-mail nei CSV di dati per il caricamento e ometti qualsiasi punteggiatura come gli apostrofi anche se il tuo provider di posta elettronica li consente
Si prega di includere l'indirizzo e-mail dei manager per ogni dipendente aggiunto, in quanto sarà necessario per i sondaggi
Una volta creato il tuo CSV, fai clic sul pulsante blu "Avvia importazione" per iniziare il processo di caricamento.
Lo strumento di caricamento dei file accetta più formati di fogli di calcolo, ma si consiglia di utilizzare sempre .csv per ottenere i migliori risultati. La maggior parte dei programmi per fogli di calcolo consente di salvare qualsiasi foglio di calcolo come file .csv utilizzando la funzionalità Salva con nome o Scarica.
Una volta caricato il file, Confirm analizzerà il file CSV e tenterà di abbinare le relative colonne ai campi di dati acquisiti. Utilizzando gli stessi nomi di colonna nel file CSV del nostro modello, è probabile che tutto corrisponda (indicato da un segno di spunta verde).
Fare clic sul pulsante Avanti per continuare a visualizzare l'anteprima dei dati. Confirm evidenzierà tutti i campi in cui mancano dati di cui dovresti essere a conoscenza, che assomiglia a questo:
Ti consigliamo inoltre di utilizzare l'interruttore "Mostra solo le righe con errori" per vedere rapidamente se mancano le informazioni richieste, che verranno evidenziate in rosso. La mancanza delle informazioni richieste causerà l'esito negativo del caricamento con il seguente messaggio di errore:
Una volta che l'interruttore mostra che non ci sono righe con errori, premi "Conferma e carica" per completare il processo di caricamento.
Aggiornamento batch dei dipendenti esistenti
Oltre ad aggiungere un batch di nuovi dipendenti, un caricamento CSV è anche un modo pratico per aggiornare un batch di dati dei dipendenti esistenti per le organizzazioni che non dispongono di un HRIS integrato con Confirm.
Proprio come per l'aggiunta di nuovi dipendenti, dobbiamo assicurarci che il CSV sia completato e strutturato correttamente per garantire un processo di caricamento senza intoppi ed evitare errori e la creazione di account duplicati:
Utilizza gli stessi nomi di colonna del nostro CSV di esempio
Eseguire l'aggiunta di nuovi dipendenti e l'aggiornamento dei dati alle funzionalità esistenti in batch di caricamento separati, se possibile: di solito è più facile risolvere questa operazione in caso di problemi
L'e-mail dei dipendenti non può essere vuota e l'ID HRIS (ID esterno) non può essere vuoto se la tua organizzazione utilizza i numeri ID dei dipendenti in Conferma (quasi tutti i nostri clienti lo fanno). Se la tua organizzazione utilizza i numeri ID dei dipendenti, è consigliabile includerli sempre quando si modificano i dati dei dipendenti per garantire che rimangano aggiornati e completi.
È possibile caricare un file CSV che contiene solo le colonne che si desidera aggiornare solo per profili esistenti, ma una di quelle colonne dovere essere l'indirizzo e-mail in modo che vengano aggiornati i profili corretti. Ad esempio, se si desidera modificare lo stato "terminato" di un gruppo di dipendenti, è possibile caricare solo gli indirizzi e-mail di tali dipendenti, una colonna Stato contenente una "T" per ogni dipendente che indica uno stato "terminato", una data di cessazione per ogni dipendente e il numero ID del dipendente. In questo modo lo Stato verrà modificato in terminato e verrà fornita una data di termine, ma gli altri campi rimarranno invariati.)
Si prega di controllare attentamente la presenza di eventuali errori di battitura negli indirizzi e-mail prima del caricamento: l'indirizzo e-mail deve corrispondere esattamente per aggiornare i dati del record del dipendente
Utilizza tutte le lettere minuscole per gli indirizzi e-mail nei CSV di dati per il caricamento e ometti qualsiasi punteggiatura come gli apostrofi anche se il tuo provider di posta elettronica li consente
Si prega di includere gli indirizzi e-mail dei manager per i dipendenti in ogni aggiornamento dei dati dei dipendenti come best practice: questo è un buon modo per garantire che queste relazioni siano mantenute aggiornate, il che rende più facile la creazione di istantanee del ciclo!
Esporta i dati utente in CSV
L'esportazione degli utenti in CSV è un modo eccellente per generare un foglio di calcolo degli utenti che è possibile modificare e utilizzare per l'importazione per aggiornare in batch gli utenti (ad esempio, per le riassegnazioni dei manager o le modifiche del nome del reparto) nel processo descritto in precedenza.
Il pannello Amministrazione persone offre la possibilità di esportare i dati utente di conferma in formato CSV. Puoi esportare i dati per tutti i membri dell'organizzazione oppure puoi utilizzare il pulsante "Filtra questo elenco" per creare un elenco più piccolo di individui o team per i quali esportare i dati, quindi esportare i dati utilizzando il pulsante "Esporta persone in CSV":