Confirm インスタンスのユーザーは、組織の実際のユーザーを正確に反映している必要があります。HRIS 統合を使用せずにこの状態を維持するには、ユーザーを CSV ファイルで確認にインポートして、新しい従業員を追加し、従業員データにバッチ更新を実行する方法を知っておく必要があります。
さらに、さまざまな理由で [確認] から従業員データをエクスポートすることもできます。
これらの管理者機能の両方を実行する方法を学びましょう。
新入社員のインポート
個々のユーザーの場合、ユーザー管理の「追加」ボタンを使用して、1つのプロファイルを追加できます。
ただし、複数のプロファイルを一度に追加または更新することもできます。Confirm で HRIS 同期を使用しない組織の場合、[CSV からユーザーをインポート] ボタンを使用して、追加する新規または更新されたユーザー データを含む CSV をアップロードするのが最も簡単です。
最良の結果を得るには、CSV が正しく完成し、正しく構成されていることを確認して、スムーズなアップロード プロセスを確保し、エラーや重複したアカウント作成を回避してください。
「CSV から人物をインポート」ボタンをクリックすると、テンプレートをダウンロードしてインポートを開始するオプションを含むポップアップ ウィンドウが表示されます。
初めての従業員データのアップロードでは、青い「ファイルをダウンロード」ボタンを使用して CSV テンプレート ファイルをダウンロードすることを強くお勧めします。これにより、必要なさまざまなデータフィールド(データセットで利用可能な数)がガイドされ、テンプレートを使用すると、インポートプロセス中に列名が一致するようになります。
確認の従業員データを含む CSV を作成または編集する際に注意すべき最も一般的な事項のリストを次に示します。
サンプル CSV と同じ列名を使用する
ユーザーを初めて追加するときに、使用可能なすべてのセルのデータを入力します
組織が確認で従業員 ID 番号を使用する場合、従業員の電子メールを空白にすることはできず、HRIS ID (外部 ID) を空白にすることはできません (ほとんどすべてのお客様が使用しています)
プロフィールが重複する可能性があるため、アップロードする前にメールアドレスにタイプミスがないか注意深く確認してください
アップロードするデータCSVのメールアドレスは小文字ですべて使用し、アポストロフィなどの句読点は、メールプロバイダーが許可している場合でも省略してください
アンケートに必要になるため、追加されたすべての従業員のマネージャーの電子メール アドレスを含めてください
CSV を作成したら、青い「インポート開始」ボタンをクリックしてアップロード プロセスを開始します。
ファイルアップロードツールは複数のスプレッドシート形式を受け入れますが、常に使用することをお勧めします .csv 最良の結果を得るためのファイル。ほとんどのスプレッドシート プログラムでは、[名前を付けて保存] または [ダウンロード] 機能を使用して、スプレッドシートを.csv ファイルとして保存できます。
ファイルをアップロードすると、ConfirmはCSVを分析し、その列を取り込むデータフィールドと照合しようとします。テンプレートと同じ列名を CSV に使用すると、すべてが一致していることがわかります (緑色のチェック マークで示されます)。
[次へ] ボタンをクリックして、データのプレビューを続行します。確認 は、注意する必要があるデータが欠落しているフィールドを次のように強調表示します。
また、「エラーのある行のみを表示」トグルを使用して、必要な情報が欠落しているかどうかをすばやく確認し、赤で強調表示することをお勧めします。必要な情報が欠落していると、アップロードが失敗し、次のエラー メッセージが表示されます。
トグルにエラーのある行がないことが示されたら、「確認してアップロード」を押してアップロードプロセスを完了します。
既存の従業員のバッチ更新
CSV アップロードは、新しい従業員のバッチを追加するだけでなく、HRIS が Confirm と統合されていない組織の既存の従業員データのバッチを更新するのに便利な方法でもあります。
新しい従業員を追加する場合と同様に、スムーズなアップロードプロセスを確保し、エラーや重複したアカウント作成を回避するために、CSV が完成し、正しく構成されていることを確認する必要があります。
サンプル CSV と同じ列名を使用する
可能であれば、新しい従業員の追加と既存の機能へのデータ更新を個別のアップロード バッチで実行します - これは通常、問題がある場合のトラブルシューティングが簡単です
組織が [確認] で従業員 ID 番号を使用している場合、従業員の電子メールを空白にすることはできず、HRIS ID (外部 ID) を空白にすることはできません (ほとんどすべてのお客様が使用しています)。組織で従業員 ID 番号を使用している場合は、従業員データを変更するときに常に従業員 ID 番号を含めて、最新かつ完全な状態に保つことがベスト プラクティスです。
更新したい列のみを含む CSV をアップロードしても問題ありません 既存のプロファイルのみですが、それらの列の 1 つ べし 正しいプロファイルが更新されるように、電子メールアドレスにします。(たとえば、従業員のバッチを「退職」ステータスに変更する場合は、それらの従業員の電子メール アドレス、「退職」ステータスを示す各従業員の「T」を含むステータス列、各従業員の退職日、および従業員の ID 番号のみをアップロードできます。これにより、[ステータス] が [終了] に変更され、期間の日付が指定されますが、他のフィールドは変更されません。
アップロードする前に、メールアドレスにタイプミスがないか注意深く確認してください - 従業員レコードのデータを更新するには、メールアドレスが完全に一致する必要があります
アップロードするデータCSVのメールアドレスは小文字ですべて使用し、アポストロフィなどの句読点は、メールプロバイダーが許可している場合でも省略してください
ベストプラクティスとして、従業員データの更新ごとに従業員のマネージャーのメールアドレスを含めてください - これは、これらの関係を最新の状態に保つための良い方法であり、サイクルスナップショットの作成が容易になります。
ユーザーデータをCSVにエクスポート
ユーザーを CSV にエクスポートすることは、ユーザーのスプレッドシートを生成する優れた方法であり、それを編集して、上記のプロセスでユーザーの一括更新 (マネージャーの再割り当てや部門名の変更など) にインポートするために使用できます。
[ユーザー管理] パネルでは、確認ユーザー データを CSV にエクスポートできます。組織内の全員のデータをエクスポートするか、[このリストをフィルター処理] ボタンを使用してデータをエクスポートする個人またはチームの小さなリストを作成し、[ユーザーを CSV にエクスポート] ボタンを使用してデータをエクスポートできます。