Confirm 인스턴스의 사용자는 조직의 실제 사용자를 정확하게 반영해야 합니다. HRIS 통합을 사용하지 않고 이 상태를 유지하려면 사용자를 CSV 파일로 확인으로 가져와 새 직원을 추가하고 직원 데이터에 대한 일괄 업데이트를 수행하는 방법을 알아야 합니다.
또한 여러 가지 이유로 확인에서 직원 데이터를 내보낼 수도 있습니다.
이 두 가지 관리자 기능을 모두 수행하는 방법을 알아보겠습니다!
신입 사원 가져오기
개별 사용자의 경우 사용자 관리의 "추가" 버튼을 사용하여 단일 프로필을 추가할 수 있습니다.
그러나 한 번에 여러 프로필을 추가하거나 업데이트할 수도 있습니다. 확인과 함께 HRIS 동기화를 사용하지 않는 조직의 경우 "CSV에서 사용자 가져오기" 버튼을 사용하여 추가하려는 새 사용자 또는 업데이트된 사용자 데이터가 포함된 CSV를 업로드하는 것이 가장 쉽습니다.
최상의 결과를 얻으려면 원활한 업로드 프로세스를 보장하고 오류 및 중복 계정 생성을 방지하기 위해 CSV가 올바르게 작성되고 구조화되었는지 확인하십시오.
"CSV에서 사람 가져오기" 버튼을 클릭하면 템플릿 다운로드 및 가져오기 시작 옵션이 있는 팝업 창이 표시됩니다.
첫 번째 직원 데이터 업로드의 경우 파란색 "파일 다운로드" 버튼을 사용하여 CSV 템플릿 파일을 다운로드하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 필요한 다양한 데이터 필드(데이터 세트에서 사용할 수 있는 만큼)를 안내하고 템플릿을 사용하면 가져오기 프로세스 중에 열 이름이 일치하는지 확인할 수 있습니다.
다음은 확인을 위해 직원 데이터가 포함된 CSV를 만들거나 편집할 때 알아야 할 가장 일반적인 사항 목록입니다.
샘플 CSV와 동일한 열 이름을 사용합니다.
사용자를 처음 추가할 때 사용할 수 있는 모든 셀에 대한 데이터 채우기
조직에서 확인에서 직원 ID 번호를 사용하는 경우 직원 이메일은 비워 둘 수 없으며 HRIS ID(외부 ID)는 비워 둘 수 없습니다(거의 모든 고객이 사용합니다).
프로필이 중복될 수 있으므로 업로드하기 전에 이메일 주소에 오타가 있는지 주의 깊게 확인하십시오
업로드를 위해 데이터 CSV의 이메일 주소에 모두 소문자를 사용하고 이메일 제공업체에서 허용하는 경우에도 아포스트로피와 같은 구두점은 생략하십시오
설문조사에 필요하므로 추가된 모든 직원의 관리자 이메일 주소를 포함하십시오.
CSV를 만든 후 파란색 "가져오기 시작" 버튼을 클릭하여 업로드 프로세스를 시작합니다.
파일 업로드 도구는 여러 스프레드시트 형식을 허용하지만 항상 .csv 최상의 결과를 위한 파일. 대부분의 스프레드시트 프로그램에서는 다른 이름으로 저장 또는 다운로드 기능을 사용하여 스프레드시트를 .csv 파일로 저장할 수 있습니다.
파일을 업로드하면 Confirm은 CSV를 분석하고 해당 열을 수집하는 데이터 필드와 일치시키려고 시도합니다. 템플릿에서와 동일한 CSV의 열 이름을 사용하면 모든 것이 일치하는 것을 볼 수 있습니다(녹색 확인 표시로 표시됨).
다음 버튼을 클릭하여 데이터를 계속 미리 봅니다. 확인은 다음과 같이 알아야 할 누락된 데이터가 있는 필드를 강조 표시합니다.
또한 "오류가 있는 행만 표시" 토글을 사용하여 빨간색으로 강조 표시된 필수 정보가 누락되었는지 빠르게 확인하는 것이 좋습니다. 필수 정보가 누락되면 다음 오류 메시지와 함께 업로드가 실패합니다.
토글에 오류가 있는 행이 없다고 표시되면 "확인 및 업로드"를 눌러 업로드 프로세스를 완료합니다.
기존 직원 일괄 업데이트
CSV 업로드는 신입 직원 배치를 추가하는 것 외에도 Confirm과 통합된 HRIS가 없는 조직의 기존 직원 데이터 배치를 업데이트하는 편리한 방법이기도 합니다.
새로운 직원을 추가할 때와 마찬가지로 원활한 업로드 프로세스를 보장하고 오류 및 중복 계정 생성을 방지하기 위해 CSV가 올바르게 완성되고 구조화되었는지 확인해야 합니다.
샘플 CSV와 동일한 열 이름을 사용합니다.
가능하면 별도의 업로드 일괄 처리에서 기존 기능에 대한 신입 직원 추가 및 데이터 업데이트를 수행합니다. - 일반적으로 문제가 있는 경우 문제를 해결하기가 더 쉽습니다.
조직에서 확인에서 직원 ID 번호를 사용하는 경우 직원 이메일은 비워 둘 수 없으며 HRIS ID(외부 ID)는 비워 둘 수 없습니다(거의 모든 고객이 사용합니다). 조직에서 직원 ID 번호를 사용하는 경우 직원 데이터를 변경할 때 항상 해당 번호를 포함하여 최신 상태로 완전하게 유지하는 것이 가장 좋습니다.
업데이트하려는 열만 포함하는 CSV를 업로드해도 괜찮습니다 기존 프로필에만 해당됩니다., 그러나 그 열 중 하나 합니다 올바른 프로필이 업데이트되도록 이메일 주소입니다. (예를 들어, 직원 배치를 "해고됨" 상태로 변경하려는 경우 해당 직원의 이메일 주소, "종료됨" 상태를 나타내는 각 직원에 대한 "T"가 포함된 상태 열, 각 직원의 해고 날짜 및 직원의 ID 번호만 업로드할 수 있습니다. 이렇게 하면 상태가 종료됨으로 변경되고 기간 날짜가 제공되지만 다른 필드는 변경되지 않습니다.)
업로드하기 전에 이메일 주소에 오타가 있는지 주의 깊게 확인하십시오 - 직원 기록의 데이터를 업데이트하려면 이메일 주소가 정확히 일치해야 합니다
업로드를 위해 데이터 CSV의 이메일 주소에 모두 소문자를 사용하고 이메일 제공업체에서 허용하는 경우에도 아포스트로피와 같은 구두점은 생략하십시오
모범 사례로 모든 직원 데이터 업데이트에 직원의 관리자 이메일 주소를 포함하십시오 - 이는 이러한 관계를 최신 상태로 유지하여 주기 스냅샷을 더 쉽게 만들 수 있는 좋은 방법입니다!
사용자 데이터를 CSV로 내보내기
사용자를 CSV로 내보내는 것은 위에서 설명한 프로세스에서 사용자를 일괄 업데이트하기 위해 가져오는 데 사용할 수 있는 사용자 스프레드시트를 편집한 다음 가져오는 데 사용할 수 있는 훌륭한 방법입니다(예: 관리자 재할당 또는 부서 이름 변경).
사용자 관리 패널은 사용자 확인 데이터를 CSV로 내보낼 수 있는 기능을 제공합니다. 조직의 모든 사람에 대한 데이터를 내보내거나 "이 목록 필터링" 버튼을 사용하여 데이터를 내보낼 개인 또는 팀의 더 작은 목록을 만든 다음 "사용자를 CSV로 내보내기" 버튼을 사용하여 데이터를 내보낼 수 있습니다.