Στο πλαίσιο της διαδικασίας διαχείρισης της απόδοσης, το Confirm περιλαμβάνει μια φάση Συνομιλίας, κατά την οποία οι εργαζόμενοι και οι διευθυντές τους μπορούν να συζητήσουν από κοινού τις αναφορές τους για την απόδοσή τους. Μερικές φορές, αυτές οι συζητήσεις μπορεί να δημιουργούν άγχος, αλλά ο σχεδιασμός και η προετοιμασία για τη διαδικασία μπορεί να συμβάλουν σε μεγάλο βαθμό στη δημιουργία μιας ευχάριστης και παραγωγικής συζήτησης για τη Διαχείριση Απόδοσης.
Αρχική συζήτηση
Βεβαιωθείτε ότι έχετε προγραμματίσει χρόνο με τον υπάλληλό σας για τη συζήτηση. Είναι δική σας ευθύνη να κλείσετε μια συνάντηση κατά τη φάση της συνομιλίας για τον κύκλο απόδοσης.
Αφιερώστε χρόνο για να διαβάσετε την αξιολόγηση του υπαλλήλου σας και να είστε προετοιμασμένοι να μοιραστείτε το πλαίσιο γύρω από τα σχόλια που δώσατε κατά τη διαδικασία ελέγχου.
Συνιστούμε να δημοσιεύσετε την έκθεση του εργαζομένου πριν από την προγραμματισμένη συνομιλία σας, ώστε να του δώσετε χρόνο να την αφομοιώσει.
Ενδέχεται να υπάρχουν λόγοι για τους οποίους θα επιλέξετε να περιμένετε μέχρι μετά τη συζήτηση για να δημοσιεύσετε την έκθεση. Οι λόγοι μπορεί να περιλαμβάνουν:
Ανησυχία για το πώς θα αντιδράσει ο εργαζόμενος στα σχόλια
Ανάγκη να δώσετε σχόλια που θα φέρουν κάποιον σε δύσκολη θέση
Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορείτε να αναβάλλετε τη δημοσίευση της έκθεσης μέχρι να πραγματοποιηθεί η συζήτηση.
Προτεινόμενη επικοινωνία (αποστέλλεται πριν από την προγραμματισμένη συνάντηση)
(Χρησιμοποιήστε για εργαζόμενους όπου η έκθεση δημοσιεύεται πριν από τη συνάντηση)
Γεια σας {Name},
Θα πρέπει να έχετε λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Confirm που να σας ενημερώνει ότι η έκθεσή σας για την απόδοσή σας είναι πλέον διαθέσιμη. Η έκθεση περιέχει την αυτοκριτική σας, προσωπικά σχόλια και μπορεί να περιλαμβάνει σχόλια που συγκεντρώθηκαν από το δίκτυο, εάν είναι διαθέσιμα.
Μπορούμε να αφιερώσουμε χρόνο στη συνάντηση για να συζητήσουμε:
Πώς αισθάνεστε για αυτά τα σχόλια
Αν κάτι σας εξέπληξε
Τι γνωρίζετε και πάνω σε τι εργάζεστε ήδη
Ποια θέματα αναδύονται σε όλα τα σχόλια
Ποιες ιδέες έχετε για δράσεις που μπορείτε να αναλάβετε για να συνεχίσετε την ανάπτυξή σας
Σχόλια για μένα σχετικά με το πώς μπορώ να σας υποστηρίξω καλύτερα
Ανυπομονώ να μιλήσουμε αύριο!
(Εναλλακτική λύση, εάν δεν δημοσιεύεται η έκθεση)
Γεια σας {Name},
Ανυπομονώ να ελέγξουμε την απόδοσή μας. Σας ευχαριστώ για τον προγραμματισμό της συνάντησης. Κατά τη διάρκεια του κοινού μας χρόνου θα κάνω κάποια σχόλια και μπορούμε να συζητήσουμε:
Πώς αισθάνεστε για αυτά τα τα σχόλια
Αν κάτι σας εξέπληξε
Τι γνωρίζετε και πάνω σε τι εργάζεστε ήδη
Ποια θέματα αναδύονται σε όλα τα σχόλια
Ποιες ιδέες έχετε για δράσεις που μπορείτε να αναλάβετε για να συνεχίσετε την ανάπτυξή σας
Σχόλια για μένα σχετικά με το πώς μπορώ να σας υποστηρίξω καλύτερα
Ανυπομονώ να μιλήσουμε αύριο!
Δείγμα ημερήσιας διάταξης 1:1 (~45min)
Εάν κάποιο από τα δύο μέρη αρχίσει να αισθάνεται αναστατωμένο κατά τη διάρκεια της συζήτησης, μπορείτε να κάνετε ένα διάλειμμα και να επιστρέψετε στη συζήτηση σε λίγες ώρες ή την επόμενη ημέρα. Είναι φυσιολογικό οι άνθρωποι να αισθάνονται έτσι κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας σχετικά με τα σχόλια, ειδικά αν δεν έχουν συνηθίσει ή νιώθουν έκπληξη.
Ελέγξτε ξανά ότι αυτή η ώρα εξακολουθεί να είναι καλή για να κάνουν τη συζήτηση σχετικά με τα σχόλια. Μερικές φορές προκύπτουν άλλα πράγματα που μπορεί να εμποδίσουν την παρουσία αυτού του ατόμου.
Ευχαριστήστε τους για τα σχόλιά τους! Μοιραστείτε την εκτίμησή σας γι' αυτό. Μπορεί να δημιουργεί κάποια άβολα συναισθήματα, ειδικά αν είναι η πρώτη φορά, να μοιραστείτε σχόλια. Εάν δεν είναι σαφές ότι τα σχόλια είναι ευπρόσδεκτα και εκτιμώνται, το άτομο μπορεί να νιώσει αποθαρρυμένο από το να τα μοιραστεί στο μέλλον.
Ξεκαθαρίστε ότι θέλετε τακτικά σχόλια και ότι θα πρέπει να αισθάνονται όλοι ευπρόσδεκτοι να τα μοιραστούν μαζί σας οποιαδήποτε στιγμή κατά τη διάρκεια του έτους. Ενημερώστε τους ότι θα συζητήσετε τα σχόλιά τους και για εσάς. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο πλαίσιο για να συζητήσετε τα δικά τους σχόλια για εσάς.
Πλαισιώστε τη συζήτηση με τις ακόλουθες ερωτήσεις:
Πώς αισθάνεστε για αυτά τα σχόλια
Σας εξέπληξε κάτι
Τι γνωρίζετε ήδη
Υπάρχει κάτι που μπορείτε να προσθέσετε σε αυτά τα σχόλια;
Ποια θέματα αναδύονται σε όλα τα σχόλιά σας
Ποιες ιδέες έχετε για δράσεις που μπορείτε να αναλάβετε για να αντιμετωπίσετε αυτά τα σχόλια
Τι σχόλια έχετε για μένα σχετικά με το πώς μπορώ να σας υποστηρίξω καλύτερα;
Έχετε ερωτήσεις;
Συζητήστε! Προσθέστε λεπτομέρειες και εμβαθύνετε όσο χρειάζεται. Ρωτήστε τους αν σας διαφεύγει κάτι. Βεβαιωθείτε ότι οι λεπτομέρειές σας βασίζονται σε γεγονότα και δώστε αξιόπιστα παραδείγματα. Προσκαλέστε το άτομο να μοιραστεί την άποψή του.
Ρωτήστε το αν θα ήθελε προτάσεις για το πώς να αναλάβει δράση. Ρωτήστε πώς μπορείτε να τους υποστηρίξετε σε αυτό το έργο.
Συζητήστε τα επόμενα βήματα:
Προτεραιότητες επόμενου τριμήνου
Επαγγελματικοί στόχοι + τομείς ενδιαφέροντος
Συμφωνήστε για τα σημεία παρακολούθησης
Ευχαριστήστε τους και πάλι. Αυτού του είδους οι συνομιλίες θα ενισχύσουν τη σχέση σας μόνο αν γίνουν σωστά!
Μετά τη συζήτηση
Αν δεν το έχετε ήδη κάνει, δημοσιεύστε την έκθεση απόδοσης.
Στη συνέχεια, στείλτε ένα σημείωμα παρακολούθησης που να αναγνωρίζει τη συζήτηση για την απόδοση, τα επόμενα βήματα και να τους ευχαριστεί για το χρόνο τους.
Καταγράψτε την παρακολούθηση των σημείων δράσης σε επόμενα 1:1 και συνεχίστε να δίνετε και να ζητάτε τακτικά σχόλια.
Χρήσιμες ιδέες για συγκεκριμένες καταστάσεις:
Παρακάτω παρατίθεται ένας κατάλογος με προτάσεις για συζήτηση σχετικά με την απόδοση. Θυμηθείτε να παρέχετε συγκεκριμένα, εφαρμόσιμα σχόλια.
Ενισχυτικά σχόλια:
Διαπρέπεις στην [ενέργεια] και θα ήθελα να συνεχίσω να το βλέπω αυτό από εσένα.
Σε ενθαρρύνω να συνεχίσεις να κάνεις [ενέργεια]. Έχω λάβει θετικά σχόλια ότι αυτό βοήθησε πραγματικά την ομάδα [αποτέλεσμα].
Παραδείγματα:
Διαπρέπεις στη δημιουργία προσεγμένων σχεδίων μάρκετινγκ. Θα ήθελα πολύ να συνεχίσεις να αναλαμβάνεις την καθοδήγηση, ειδικά επειδή ξέρω ότι σου αρέσει η δημιουργική διαδικασία.
Είμαι πραγματικά εντυπωσιασμένος από τον τρόπο με τον οποίο ανανέωσες την εβδομαδιαία συνάντηση έναρξης. Θέλω να συνεχίσεις να μιλάς για τις διαδικασίες που πιστεύεις ότι θα μπορούσαν να βελτιωθούν.
Εκτιμώ τον τρόπο με τον οποίο ανέλαβες την ευθύνη και διόρθωσες το σφάλμα στον κώδικα. Συνέχισε να είσαι τόσο ειλικρινής και προνοητικός όσο υπήρξες για τη δουλειά σου.
Σε ενθαρρύνω να συνεχίσεις να είσαι ένας φορέας συζήτησης για τους συναδέλφους σου. Πολλά από τα μέλη της ομάδας σου λένε ότι είσαι πολύ καλός ακροατής και αισθάνονται άνετα να μοιράζονται ιδέες μαζί σου.
Πολλοί άνθρωποι ανέφεραν πόσο ικανός είσαι στο να κρατάς τους πάντες στο σωστό δρόμο με αυστηρές προθεσμίες, γεγονός που ήταν ευεργετικό για την παραγωγικότητα της ομάδας. Θα ήθελα να σε δω να συνεχίζεις να αναλαμβάνεις το προβάδισμα σε αυτό για μελλοντικά έργα.
Σχόλια για την ανάπτυξη (τομείς βελτίωσης):
Τα σχόλιά μου είναι να σταματήσετε [ενέργεια], διότι έχει ως αποτέλεσμα [συνέπεια].
Σε ενθαρρύνω να ξεκινήσεις [ενέργεια] γιατί θα σε βοηθήσει [επιδιωκόμενο αποτέλεσμα].
Παραδείγματα:
Τα σχόλιά μου είναι να σταματήσεις να στέλνεις επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αργά το βράδυ. Δημιουργείς άγχος στα άλλα μέλη της ομάδας εκτός ωραρίου εργασίας και δεν είναι υγιής συνήθεια.
Γνωρίζω ότι ακυρώνετε τις κατ' ιδίαν συναντήσεις σας σχεδόν κάθε εβδομάδα. Αυτό δεν είναι αποδεκτό, δεδομένου ότι είσαι διευθυντής, υπεύθυνος για την επαγγελματική εξέλιξη πολλών εργαζομένων.
Θα ήθελα να μην περιμένεις μέχρι την τελευταία στιγμή για να προετοιμάσεις τα τριμηνιαία αποτελέσματα. Οι παρουσιάσεις σου τείνουν να είναι σκόρπιες και δεν αντιπροσωπεύουν καλά τις προσπάθειες της ομάδας σου.
Θα ήταν ωφέλιμο να αρχίσεις να κρατάς σημειώσεις κατά τη διάρκεια της συνάντησής μας, ώστε να μην ξεχνάς καμία από τις εργασίες ή τα σχόλια που σου κοινοποιήθηκαν.
Νομίζω ότι θα ήταν πολύτιμο να έχεις ένα μέλος της ομάδας να ελέγχει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των πελατών σας για να σε βοηθήσει στην επιλογή του σωστού ύφους.
Πιθανά σενάρια
Παρακάτω παρατίθενται συγκεκριμένες ιδέες που θα σας βοηθήσουν να εμφανιστείτε με αυτοπεποίθηση και να διαχειριστείτε αποτελεσματικά σε πιθανώς δύσκολες συζητήσεις.
Πρέπει να κάνετε σχόλια που θα φέρουν κάποιον σε δύσκολη θέση:
Είναι σημαντικό να είστε ξεκάθαροι, αλλά και ευγενικοί, όταν κάνετε αρνητικά σχόλια. Ο τελικός στόχος είναι ο εργαζόμενος να έχει μια ευκαιρία ανάπτυξης. Ένα δείγμα συζήτησης μπορεί να έχει ως εξής:
Η απόδοσή σας δεν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες, κάτι που ξέρω ότι μπορεί να είναι δύσκολο να το δεχτείτε. Απαιτείται άμεση βελτίωση και είμαι εδώ για να σας υποστηρίξω να το κάνετε ακριβώς αυτό. Συγκεκριμένα, μπορείτε να βελτιώσετε [δράση] η οποία θα έχει [αποτέλεσμα].
ΠΑΥΣΗ - Έχετε ερωτήσεις
Εφόσον έχετε δεσμευτεί για βελτιώσεις, θα είμαι εδώ για να σας βοηθήσω με όποιον τρόπο μπορώ. Αυτό μπορεί να μοιάζει με συχνότερες συναντήσεις, χάραξη επόμενων ενεργειών σε ένα σχέδιο βελτίωσης της απόδοσης και παροχή πρόσθετων πόρων που χρειάζεστε για να επιτύχετε.
Πώς νομίζετε ότι μπορώ να σας υποστηρίξω καλύτερα
Είμαι βέβαιος ότι με αυτή την κοινή προσπάθεια θα κινηθούμε προς τη βελτίωση της απόδοσης.
Όταν υπάρχουν σχόλια από άλλους στην έκθεση που δεν έχει απήχηση για εσάς ως διευθυντή ή/και για τον εργαζόμενο:
Δώστε έμφαση στην περιέργεια - αν εκπλαγείτε (ή ο εργαζόμενος), υπάρχει μια διαδικασία ανακάλυψης που πρέπει να ξεκινήσετε:
Τα σχόλια από τον οργανισμό αποτελούν σημαντικό μέρος της διαδικασίας απόδοσης, καθώς παρέχει διαφορετικές προοπτικές και γνώσεις για τη συνολική σας απόδοση. Υπάρχουν σχόλια εντός της έκθεσής σας που αναφέρει [σχόλια].
Τι πιστεύετε σχετικά με αυτό; Σας επηρεάζει;
(Αφού ακούσετε την απάντηση του εργαζομένου, μη διστάσετε να γνωστοποιήσετε ότι τα σχόλια σας εξέπληξαν ή δεν σας αφορούν, καθώς μπορείτε να μάθετε πολλά για το άτομο που έκανε τα σχόλια και τι είναι σημαντικό για εκείνο).
Αν και τα σχόλια δεν θα έχουν πάντα απήχηση, μπορεί να είναι χρήσιμο να ρωτήσετε:
Τι θα γινόταν αν έστω και το 10% αυτών των σχολίων ήταν αληθινό
Υπάρχει κάτι σε αυτά τα σχόλια που σας φαίνεται εφαρμόσιμο
Όταν βιώνετε αμυντικότητα - Τι κάνω όταν εμφανίζεται αμυντικότητα και εξακολουθώ να έχω ένα μήνυμα να δώσω;
Η δημιουργία χώρου στη συζήτηση επιτρέπει και στα δύο μέρη να αισθάνονται ασφαλή και να έχουν έναν παραγωγικό διάλογο.
Γιατί δεν σκεφτόμαστε τα πράγματα ένα λεπτό και να επανέλθουμε σε αυτή τη συζήτηση; Γνωρίζω με βεβαιότητα ότι είναι πολλά αυτά που πρέπει να αφομοιώσετε και θέλω να απαντήσω σε όλες τις ερωτήσεις σας.
Ας κάνουμε μια παύση και ας ακούσουμε τις απόψεις των άλλων. Πρέπει όλοι να είμαστε περίεργοι, ανοιχτοί και να προσπαθήσουμε πρώτα να κατανοήσουμε την άποψη των άλλων, προκειμένου να έχουμε μια παραγωγική συζήτηση και να συμφωνήσουμε για το πώς θα προχωρήσουμε μαζί. Μπορούμε να συμφωνήσουμε να διαφωνήσουμε, αλλά πρέπει να το κάνουμε με τρόπο που να σέβεται και να νιώθουμε όλοι ότι μας ακούνε.
Όταν το μόνο για το οποίο θέλει να μιλήσει το μέλος της ομάδας είναι τα χρήματα ή/και η προαγωγή:
Η αξιολόγηση της απόδοσης είναι ένας έλεγχος της απόδοσης και όχι μια αξιολόγηση της αμοιβής.
Για τη σημερινή συζήτηση, θα επικεντρωθούμε στην απόδοση και στο πώς μπορούμε να συνεργαστούμε για να σας προετοιμάσουμε για επιτυχία για το υπόλοιπο της χρονιάς. Κατά τη διάρκεια της ετήσιας αξιολόγησης, θα αξιολογήσουμε τις ευκαιρίες αποζημίωσης και προαγωγής.
Όταν ένας εργαζόμενος διαφωνεί με τα σχόλια της απόδοσης, ακόμη και στο τέλος της συζήτησης:
Ακούστε και βεβαιωθείτε ότι ο εργαζόμενος αισθάνεται ότι τον ακούν. Είναι εντάξει να συμφωνήσετε ότι διαφωνείτε, ωστόσο, υπενθυμίστε ότι είναι καλύτερο να μην μένετε στο παρελθόν και αντ' αυτού να εστιάζετε στο τι μπορεί να γίνει διαφορετικά καθώς προχωράτε μαζί.
Τα καλά νέα είναι ότι κάνουμε έναν άλλο κύκλο αξιολόγησης σε περίπου 6 μήνες, οπότε δεν θα χρειαστεί να περιμένουμε άλλον έναν χρόνο για να βελτιώσουμε τις αξιολογήσεις της απόδοσης!
Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζουν ότι είστε στην ομάδα τους και ότι θα κάνετε ό,τι μπορείτε για να τους υποστηρίξετε ώστε να επιτύχουν την απόδοση για την οποία πιστεύουν ότι είναι ικανοί.