Nell'ambito del processo di Gestione della Performance (Performance Management), Confirm prevede una fase di colloquio in cui i dipendenti e i loro manager possono discutere insieme i propri report sulle performance. A volte queste conversazioni possono intimorire, ma la pianificazione e la preparazione di questo procedimento possono contribuire a creare una conversazione piacevole e produttiva per la valutazione delle prestazioni.
Fase precedente al colloquio
Assicurati di aver programmato colloquio con il dipendente. Sarà tua responsabilità prenotare un incontro durante la fase di conversazione del ciclo di performance.
Prenditi il tempo necessario per leggere la valutazione del tuo dipendente e preparati a condividere il contesto del feedback fornito durante il processo di revisione.
Si consiglia di pubblicare il report del dipendente prima del colloquio programmato, per dargli il tempo di interiorizzarlo.
È possibile che si decida di aspettare fino a dopo il colloquio per pubblicare il report. Tra i motivi vi sono:
Preoccupazione per la reazione del dipendente al feedback
Necessità di fornire un feedback difficile
In questi casi, si può rimandare la pubblicazione del report a dopo il colloquio.
Comunicazione suggerita (inviata prima dell'incontro programmato)
(da utilizzare per i dipendenti per cui il rapporto viene pubblicato prima dell'incontro)
Ciao {Name},
Dovresti aver ricevuto un'e-mail da Confirm che ti informa che il tuo report sulle performance è ora disponibile. Il report contiene la tua auto-riflessione, il mio feedback e può includere feedback raccolti dalla rete, se disponibili.
Possiamo dedicare del tempo durante l'incontro per discutere di:
Come ti senti in merito a questo feedback
Se c'è qualcosa che ti ha sorpreso
Di cosa sei consapevole e su cosa stai già lavorando
Quali aspetti emergono da tutti i tuoi feedback
Quali azioni pensi di poter intraprendere per continuare a migliorare
Cosa posso fare per sostenerti al meglio
Non vedo l'ora di parlarne domani!
(Alternativa se non si pubblica il report)
Ciao {Name},
Non vedo l'ora di incontrarti per fare un'analisi delle tue prestazioni. Grazie per aver fissato il colloquio. Durante il nostro incontro ti fornirò un feedback e potremo discutere di:
Come ti senti in merito a questo feedback
Se c'è qualcosa che ti ha sorpreso
Di cosa sei consapevole e su cosa stai già lavorando
Quali aspetti emergono da tutti i tuoi feedback
Quali azioni pensi di poter intraprendere per continuare a migliorare
Cosa posso fare per sostenerti al meglio
Non vedo l'ora di parlarne domani!
Esempio di agenda 1:1 (~45min)
Se una delle due parti inizia a sentirsi turbata durante la conversazione, sentitevi liberi di fare una pausa e di riprendere la conversazione dopo qualche ora o il giorno successivo. È normale che le persone si sentano così durante un incontro sui feedback, soprattutto se non sono abituate o sono rimaste sorprese.
Verifica che il momento sia ancora adatto per avere una conversazione sui feedback. A volte possono sorgere altre situazioni che impediscono a quella persona di essere presente.
Ringraziali per il loro feedback! Condividi il tuo apprezzamento. Condividere un feedback, soprattutto se è la prima volta, può intimorire l'interlocutore. Se non è chiaro che il feedback è gradito e apprezzato, la persona potrebbe sentirsi scoraggiata a condividerlo in futuro.
Chiarisci che gradisci un feedback regolarmente e che il collaboratore deve sentirsi libero di condividerlo in qualsiasi momento dell'anno. Fagli sapere che discuterete anche del loro feedback nei tuoi confronti. Puoi usare lo stesso schema per discutere del loro feedback.
Imposta la conversazione con le seguenti domande:
Cosa ne pensi di questo feedback?
C'è qualcosa che ti ha sorpreso?
Di cosa sei già consapevole?
Vuoi aggiungere qualcosa a questo feedback?
Quali aspetti emergono da tutti i tuoi feedback?
Quali azioni pensi di poter intraprendere in risposta a questo feedback?
Che feedback hai nei miei confronti e come posso sostenerti al meglio?
Hai qualche domanda?
Instaura una conversazione! Aggiungi dettagli e approfondisci se necessario. Chiedi se c'è altro che dovresti sapere. Assicurati che i dettagli siano basati sui fatti reali e fornisci esempi concreti. Invita la persona a condividere il suo punto di vista.
Chiedi se desiderano suggerimenti su come agire. Chiedi come puoi essere d'aiuto in questa fase.
Discuti dei passi successivi:
Priorità del prossimo trimestre
Obiettivi di carriera + aree di interesse
Concorda i punti successivi
Ringrazia ancora una volta. Questo tipo di conversazioni, se ben fatte, rafforzano il vostro rapporto!
Post-Conversazione
Se non l'hai ancora fatto, pubblica il report sulle prestazioni.
Invia una nota di follow-up per confermare l'incontro sulla performance e i passi successivi, e ringrazia per il tempo dedicato.
Tieni traccia dei follow-up delle azioni concordate nei successivi incontri 1:1 e continua a dare e chiedere feedback regolarmente.
Idee utili per situazioni specifiche:
Di seguito è riportato un elenco di spunti di conversazione sulle performance. Ricorda di fornire un feedback specifico e raggiungibile.
Feedback di rinforzo:
Vedo che eccelli in [azione]; mi piacerebbe continuare a vedere questi risultati dal tuo lavoro.
Ti incoraggio nel continuare a fare [azione]. Ho ricevuto feedback positivi sul fatto che il tuo lavoro ha davvero aiutato il team per [risultato].
Esempi:
Eccelli nella creazione di presentazioni marketing efficaci. Mi piacerebbe che continuassi a occupartene, soprattutto perché so che ti piace il processo creativo.
Sono davvero colpito dal modo in cui ha rinnovato la nostra riunione iniziale settimanale. Vorrei che continuassi a codividere i tuoi feedback sui processi che ritieni possano essere migliorati.
Apprezzo il modo in cui ti sei assunto la responsabilità e hai risolto il bug nel codice. Continua a essere onesto e proattivo come lo sei stato nel suo lavoro.
Ti incoraggio a continuare ad essere un punto di riferimetno per i tuoi colleghi. Molti membri del tuo team dicono che sei un ottimo ascoltatore e che si sentono a proprio agio nel condividere le idee con te.
Molti hanno detto che sei molto abile a tenere tutti sotto controllo sotto scadenze strette, il che ha giovato alla produttività del team. Mi piacerebbe che continuassi a prendere l'iniziativa per i progetti futuri.
Feedback sul miglioramento (aree di miglioramento):
Il mio feedback è di interrompere [azione] perché porta a [conseguenza].
Ti consiglio di iniziare [azione] perché ti aiuterà a ottenere [risultato desiderato].
Esempi:
Il mio consiglio è di smettere di inviare e-mail urgenti a tarda notte. Stai creando stress agli altri membri del team al di fuori dell'orario di lavoro e non è un'abitudine salutare.
So che cancelli gli incontri individuali quasi ogni settimana. In quanto manager responsabile della crescita professionale di molti dipendenti, questo non è accettabile.
Vorrei che non aspettassi l'ultimo minuto per preparare i risultati trimestrali. Le tue presentazioni tendono a essere frammentarie e non rappresentano gli sforzi del suo team.
Sarebbe utile che iniziassi a prendere appunti durante il nostro stand up, in modo da non dimenticare nessuno dei compiti o dei feedback che ti vengono condivisi.
Credo che sarebbe utile che un membro del team rivedesse le tue e-mail ai clienti per aiutarti a controllare il tono.
Scenari potenzialmente difficili
Di seguito sono riportate idee specifiche per aiutarti a presentarti con sicurezza e a gestire in modo efficace le conversazioni potenzialmente difficili.
Necessità di presentare un feedback difficile:
È importante essere chiari, ma anche gentili, quando si esprime un feedback negativo. L'obiettivo finale è che il dipendente abbia un'opportunità di crescita. Un esempio di conversazione potrebbe essere:
Il tuo rendimento non soddisfa le aspettative, so che può essere difficile da sentire. È necessario un miglioramento immediato e io sono qui per aiutarti a farlo. Nello specifico, puoi migliorare [azione] in modo da [impatto].
PAUSA - Hai qualche domanda?
Finché ti impegnerai a migliorare, sarò qui per aiutarti in ogni modo possibile. Possiamo stabilire incontri più frequenti, definire i prossimi passi da compiere in un piano di miglioramento delle performance e fornire le risorse aggiuntive di cui hai bisogno per avere successo.
Come posso sostenerti al meglio?
Sono fiducioso che, grazie a questo sforzo congiunto, riusciremo a migliorare le prestazioni.
Quando nel report c'è un feedback da parte di altri che non condividi come manager e/o collaboratore:
Enfatizza la curiosità. Se sei sorpreso (o lo è il collaboratore), c'è un processo di scoperta da intraprendere:
Il feedback dell'azienda è una parte importante del processo di valutazione delle performance, in quanto fornisce prospettive diverse e approfondimenti sulla tua performance complessiva. Nel tuo report c'è un feedback che dice [feedback].
Cosa ne pensi? Ti ritrovi in questo feedback?
(Dopo aver ascoltato la risposta del dipendente, sentiti libero di dire che il feedback ti ha sorpreso o che non ti ritrovi in esso; tuttavia, è bene che il dipendente si interessi al feedback, perché si può imparare molto sulla persona che ha dato il feedback e su ciò che è importante per lui).
Anche se il feedback non sempre combacia con ciò che si pensa, può essere utile chiedersi:
E se anche solo il 10% di questo feedback fosse vero?
C'è qualcosa in questo feedback che ti sembra attuabile?
Quando il dipendente entra sulla difensiva - Cosa faccio quando il dipendente entra sulla difensiva ma c'è ancora una parte del discorso da affrontare?
Creare uno spazio nella conversazione permette a entrambe le parti di sentirsi al sicuro e di avere un dialogo produttivo.
Perché non ci prendiamo un momento e poi torniamo alla conversazione? Sono sicuro che hai molto da assimilare e voglio rispondere a tutte le tue domande.
Facciamo una pausa e ascoltiamo i punti di vista l'uno dell'altro. Entrambi dobbiamo essere curiosi, aperti e cercare prima di tutto di capire il punto di vista dell'altro per avere una conversazione produttiva e concordare su come andare avanti insieme. Possiamo non essere d'accordo, ma dobbiamo farlo in modo rispettoso e sentirci entrambi ascoltati.
Quando il membro del team vuole parlare solo di retribuzione e/o di una promozione:
La valutazione delle prestazioni è un incontro per parlare delle performance, non un'occasione per discutere di retribuzione.
Per la conversazione di oggi, ci concentreremo sulle tue prestazioni e su come possiamo collaborare per garantirti il successo per il resto dell'anno. Durante il procedimento di revisione annuale, valuteremo la retribuzione e le opportunità di promozione.
Quando un dipendente non è d'accordo con il feedback sulle prestazioni, anche al termine della conversazione:
Ascoltalo e assicurati che il dipendente si senta ascoltato. È giusto essere in disaccordo; tuttavia, ricordagli che è meglio non soffermarsi sul passato e concentrarsi invece su ciò che può essere fatto in modo diverso per andare avanti insieme.
La buona notizia è che tra circa 6 mesi ci sarà un altro ciclo di revisione, quindi non dovremo aspettare un altro anno per migliorare la valutazione delle performance!
Assicurati che sappia che sei dalla sua parte e che farai tutto il possibile per aiutarlo a raggiungere le prestazioni che crede di poter ottenere.