パフォーマンス管理プロセスの一部として、確認には、従業員とそのマネージャーがパフォーマンスレポートについて一緒に話し合うことができる会話フェーズが含まれています。こうした会話は威圧的に感じることがあるかもしれませんが、プロセスの計画と準備は、快適で生産的なパフォーマンス管理の会話を作成するのに大いに役立ちます。
会話の前に
従業員との会話の時間を設定していることを確認してください。パフォーマンスサイクルの会話フェーズ中に会議を予約するのはあなたの役割です。
時間をかけて従業員のレビューに目を通し、チェックインプロセス中に提供したフィードバックに関するコンテキストを共有する準備をしてください。
スケジュールされた会話の前に従業員レポートを公開して、従業員が消化する時間を与えることをお勧めします。
会話が終わるまでレポートを公開せずに済む理由がある場合もあります。理由には次のようなものがあります。
従業員のフィードバックに対する反応についての懸念
難しいフィードバックを提供する必要がある
このような場合は、会話が行われるまでレポートの発行を延期できます。
提案されたコミュニケーション（スケジュールされた会議の前に送信）
（会議前に報告書を公表する従業員に利用）
{Name}さん、こんにちは
パフォーマンスレポートが利用可能になったことを知らせるメールがConfirmから届いているはずです。レポートには、自己反省、私のフィードバックが含まれ、利用可能な場合はネットワークから収集されたフィードバックが含まれる場合があります。
会議では、次のことについて話し合うために時間を取ることができます。
このフィードバックについてどう感じたか
驚いたことがあれば
あなたが認識していることと、すでに取り組んでいること
すべてのフィードバックで浮かび上がっているテーマ
開発を続けるために取ることができる行動について、どのような考えがあるか
私があなたを最善にサポートする方法についてのフィードバック
明日のお話を楽しみにしています！
（レポートを公開しない場合は別の方法）
{Name}さん、こんにちは
私たちのパフォーマンスチェックを楽しみにしています。ミーティングのスケジュールを設定くださってありがとうございます。ミーティングでは、私はフィードバックを提供し、次のことについて話し合うことができます。
このフィードバックについてどう感じたか
驚いたことがあれば
あなたが認識していることと、すでに取り組んでいること
すべてのフィードバックで浮かび上がっているテーマ
開発を続けるために取ることができる行動について、どのような考えがあるか
あなたをサポートする方法についてのフィードバック
明日のお話を楽しみにしています！
サンプル1:1アジェンダ（～45分）
会話中にいずれかが動揺し始めた場合は、遠慮なく休憩を取り、数時間後または翌日に会話に戻ってください。フィードバックの会話中にこのように感じるのは普通のことで、特に慣れていない人や驚いている人はなおさらです。
従業員がフィードバックの会話をするのに好都合な時間であることを再確認しましょう。時には、その人がその場にいるのを邪魔する可能性のある他のことが出てくることがあります。
フィードバックをいただき、ありがとうございました。 そのことに対する感謝の気持ちをお伝えください。特に初めての場合は、フィードバックを共有するのは怖いかもしれません。フィードバックが歓迎され、評価されているかどうかが明確でない場合、その人は将来共有するのを思いとどまらせる可能性があります。
定期的にフィードバックが欲しいことを明確にする そして、従業員は一年中いつでもあなたと共有することを歓迎されていると感じるべきです。従業員に、あなたのためにもフィードバックについて話し合うことを伝えてください。同じフレームを使用して、フィードバックについて話し合うことができます。
次の質問で会話を組み立てます。
このフィードバックについてどう思いますか？
驚いたことはありますか？
あなたはすでに何に気づいていますか？
このフィードバックに何か追加することはありますか？
すべてのフィードバックで浮かび上がっているテーマは何ですか？
このフィードバックに対処するために実行できるアクションについて、どのような考えがありますか？
私があなたを最善にサポートする方法について、どのようなフィードバックがありますか？
何か質問がありますか？
会話をしましょう！必要に応じて詳細を追加し、より深く掘り下げます。何か足りないものがないか聞いてみてください。詳細が事実に基づいていることを確認し、確かな例を提供してください。その人に自分の視点を共有してもらいます。
従業員が行動を起こす方法についての提案が必要かどうかを尋ねてください。この仕事でどのようにサポートできるかを尋ねてください。
次のステップについて話し合います。
次の四半期の優先事項
キャリア目標と関心のある分野
フォローアップ項目について合意する
改めて感謝します。 このような会話は、うまくいけば2人の関係を強めることができます。
会話の後に
まだ行っていない場合は、解放パフォーマンスレポート。
次に、パフォーマンスに関する会話、次のステップを認め、時間を割いてくれたことに感謝するフォローアップノートを送ります。
その後の1:1ミーティングでアクションアイテムのフォローアップを記録し、定期的にフィードバックを提供し、求め続けます。
特定の状況に役立つアイデア：
以下は、パフォーマンス会話のスターターのリストです。具体的で実用的なフィードバックを提供することを忘れないでください。
フィードバックの強化：
あなたは（アクションに）優れていますが、これからもそれを見ていきたいと思います。
ぜひ（行動を）続けてください。これがチーム（結果）に本当に役立ったという肯定的なフィードバックをもらっています。
例：
あなたは思慮深いマーケティング資料を作成するのが得意です。私はあなたが彼らをリードし続けることを望んでいます、特にあなたが創造的なプロセスを楽しんでいることを私は知っています。
毎週のキックオフミーティングを刷新してくれたことに、本当に感銘を受けました。改善の余地があると思うプロセスについて、常に発言してほしいと思います。
コードのバグを所有権として修正してくださったことに感謝します。仕事に対してこれまでと同じように正直で積極的であり続けてください。
チームメイトの相談役であり続けることをお勧めします。チームメンバーの多くは、あなたが聞き上手で、気軽にアイデアを共有すると言っています。
複数の人から、厳しい締め切りで全員を順調に進める能力があり、それがチームの生産性向上に役立っていると語られました。今後のプロジェクトでも、ぜひこの点をリードしていただきたいと思います。
開発フィードバック（改善点）：
私のフィードバックは、あなたが[action]を止めることです。なぜなら、それは[consequence]につながるからです。
[action]を始めることをお勧めします。なぜなら、それが[consequence]を助けるからです。
例：
私のフィードバックは、あなたが夜遅くに緊急のメールを送るのをやめるということです。勤務時間外に他のチームメンバーにストレスを与えており、それは健康的な習慣ではありません。
ほぼ毎週、1対1のミーティングをキャンセルしていることは承知しています。あなたが複数の従業員のキャリアアップを担当するマネージャーであることを考えると、これは受け入れられません。
四半期決算の準備をギリギリまでしようとしないのはやめていただきたいです。プレゼンテーションが的を射ないものになりがちで、チームの取り組みをうまく表現できていません。
スタンドアップ中にメモを取り始めると、共有されたタスクやフィードバックを忘れないようにすることができます。
チームメンバーにクライアントのメールをレビューしてもらい、トーンをチェックするのを手伝ってもらうことは価値があると思います。
潜在的な厄介なシナリオ
以下は、難関となる可能性のある会話で自信を持って行動し、効果的に管理するための具体的なアイデアです。
難しいフィードバックを提供する必要がある：
ネガティブなフィードバックをするときは、明確であると同時に親切であることも重要です。最終的な目標は、従業員が成長の機会を持つことです。会話の例は、次のようになります。
あなたのパフォーマンスは期待に応えていないので、聞き取りにくいかもしれません。早急な改善が必要であり、私はまさにそれを行うためにあなたをサポートするためにここにいます。具体的には、[impact]となる[action]を改善することができます。
休止 - 何か質問がありますか？
あなたが改善に取り組んでいる限り、私はできる限りあなたを助けるためにここにいます。会議をより頻繁に行い、パフォーマンス改善計画の実行中の次のステップを計画し、成功するために必要な追加のリソースを提供するように見えるかもしれません。
私があなたを最もサポートできると思いますか？
この共同の取り組みにより、パフォーマンスの向上に向かって進むことができると確信しています。
レポートに他の人からのフィードバックがあり、マネージャーであるあなたや従業員にとって共感に値しない場合：
好奇心を強調する - あなたが驚いた場合(または従業員が驚いた場合)、着手すべき発見プロセスがあります。
組織からのフィードバックは、全体的なパフォーマンスについてさまざまな視点と洞察を提供するため、パフォーマンスプロセスの重要な部分です。レポート内に[feedback]というフィードバックがあります。
これについてどう思いますか？あなたはこれに共感しますか？
（従業員の反応を聞いた後、フィードバックがあなたに驚いた、またはあなたにとって共鳴しなかったことを自由に共有してください。ただし、フィードバックを提供した人やその人にとって何が重要かについて多くのことを知ることができるため、その人はフィードバックに好奇心を持ち込みたいと思うかもしれません）。
フィードバックは必ずしも共感を呼ぶわけではありませんが、次のような質問をするとよいでしょう。
このフィードバックの10％でも真実だったとしたらどうでしょうか？
このフィードバックの中には、あなたにとって行動可能だと感じるものはありますか？
自己防衛を経験したとき - 自己防衛が湧き上がってきたとき、私はどうすればよいのでしょうか？
会話にスペースを作ることで、双方が安心し、生産的な対話をすることができます。
少し時間を取って、この会話に戻ってきてみませんか？これは吸収すべきことがたくさんあると確信しています、そして私はあなたのすべての質問に答えたいと思います。
立ち止まって、お互いの視点を聞いてみましょう。私たちは両方とも好奇心を持ち、オープンで、生産的な会話をし、一緒に前進する方法について合意するためには、まず相手の視点を理解しようとする必要があります。意見が合わないことに同意するかもしれませんが、敬意を払い、お互いに話を聞いてもらっていると感じる方法でそうする必要があります。
チームメンバーが話したいのがお金や昇進だけの場合:
業績評価は、報酬のレビューではなく、業績のチェックです。
今日の会話では、あなたのパフォーマンスと、今年の残りの期間の成功に向けてどのようにパートナーを組むことができるかに焦点を当てます。年次レビュープロセスでは、報酬と昇進の機会を評価します。
従業員がパフォーマンスフィードバックに同意しない場合、会話の終わりであっても
耳を傾け、従業員が話を聞いてもらっていると感じられるようにします。同意しないことに同意することは問題ありません。しかし、過去にこだわらず、一緒に前進しながら何が違うのかに焦点を当てる方が良いことを思い出させてください。
幸いなことに、約6ヶ月後に別のレビューサイクルを行っているため、パフォーマンス評価を向上させるためにさらに1年待つ必要はありません。
あなたがチームの一員であり、従業員が自分の能力を発揮できると信じているパフォーマンスを達成できるよう、できる限りのサポートをしていることを伝えてください。