作為績效管理流程的一部分，Confirm 包括一個對話階段，員工和他們的經理可以在此討論他們的績效報告。有時，這些對話可能會令人感到害怕，但是規劃和準備過程對於創造一個愉快而富有成效的績效管理對話有極大的幫助。

對話前

確保您已安排好與員工進行對話的時間。您有責任在績效週期的對話階段預約安排會議。

花時間閱讀員工的評論，並準備分享您在簽到過程中提供回饋的背景資訊。

我們建議在排定談話之前發布員工報告，以便讓他們有時間消化。

您可能有理由選擇等到對話結束後再發布報告。原因可能包括：

關注員工對回饋的反應
需要提供困難的回饋

在這種情況下，您可以延遲發布報告時間，等到對話結束後再發布。

建議溝通方式（在安排的會議之前傳送）

（用於在會議前發布報告的員工）

{Name} 您好：

您應該已經收到來自 Confirm 的電子郵件，告知您績效報告現已可用。該報告包含您的自我反思、我的回饋，並且可能包括透過網路收集的回饋（如果有）。

我們可以花時間在會議中討論：

您對此回饋的感受
讓您感到驚訝的任何事情
您已了解並正在著手進行的事情
您所有的回饋都體現了哪些主題
對於可以採取哪些行動來繼續發展，您有什麼想法
如何為您提供最佳支援的相關回饋

期待明天的交談！

（不發布報告的替代方案）)

{Name} 您好：

我期待我們的績效檢查。感謝您安排這次會議。在彼此共聚一堂的時間裡，我會提供回饋，我們可以討論：

您對此回饋的感受
讓您感到驚訝的任何事情
您已了解並正在著手進行的事情
您所有的回饋都體現了哪些主題
對於可以採取哪些行動來繼續發展，您有什麼想法
如何為您提供最佳支援的相關回饋

期待明天的交談！

範例 1:1 議程 (~45 分鐘)

如果任何一方在談話中開始感到不安，請隨時休息一下，並在幾個小時後或第二天再次繼續談話。人們在回饋對話中產生這種感覺是很正常的，尤其是當他們不習慣或感到驚訝的時候。

再次確認對於他們而言此時是否是進行回饋對話的適當時機。有時會發生其他事情，使得此人無法出席。
對於他們的回饋表示感謝！ 分享您的感激之意。分享回饋可能會讓人感到害怕，尤其是第一次分享回饋時。如果不清楚回饋是否受到歡迎和讚賞，人們可能會不願意在未來分享回饋。
明確表示您希望定期獲得回饋，他們應該樂意在一年中的任何時候與您分享。讓他們知道您也會討論他們的回饋。您可以使用相同的架構來討論他們對您的回饋。
透過以下問題來建構對話：
- 您對此回饋有何感想？
- 有什麼事情令您感到驚訝？
- 您已經知道什麼內容？
- 您對此回饋還有什麼補充嗎？
- 您所有的回饋都涉及哪些主題？
- 您有什麼想法可以採取哪些行動來解決此回饋？
- 關於如何為您提供最佳支援，您有什麼回饋？
- 您是否有任何問題？
進行對話！根據需要加入細節並深入研究。詢問他們您是否遺漏了什麼。確保您的詳細資訊是基於事實並提供可靠的範例。邀請此人分享他們的觀點。
詢問他們是否需要有關如何採取行動的建議。詢問您可以如何支持他們完成這項工作。
討論後續步驟：
- 下一季度的優先事項
- 職業目標 + 興趣領域
- 同意後續事項

再次感謝他們。 如果做得好，這些對話只會加強你們的關係！

對話後

如果您尚未這樣做，請發表0績效報告。

接下來，傳送後續說明、確認績效對話、後續步驟，並感謝他們的時間。

在後續的 1:1 記錄行動項目的後續情況，並繼續定期提供和徵求回饋。

針對特定情況的實用想法：

以下是效能對話啟動器的清單。記得提供具體的、可操作的回饋。

強化回饋：

您對於 [行動] 非常擅長，我很樂意繼續看到您這樣做。
我鼓勵您繼續採取 [行動]。我收到了正面的回饋，這確實幫助了團隊 [結果]。

範例：

您擅長建立貼心的行銷簡報。我很樂意讓您繼續帶領這些工作，特別是因為我知道您喜歡創作過程。
您對我們每週啟動會議的改進方式給我留下了深刻的印象。我希望您繼續暢所欲言，談談您認為流程方面有哪裡可以改善。
我很欣賞您承擔責任並修復程式碼中的錯誤的方式。繼續像以前一樣誠實、積極地對待您的工作。
我鼓勵您繼續成為隊友的傾聽者。您的許多團隊成員都表示您是一位出色的傾聽者，他們很樂意與您分享想法。
很多人提到您非常善於讓每個人在緊迫的期限內按計畫完成任務，這對團隊的工作效率非常有益。我很高興看到您在未來的專案中繼續發揮領導作用。

發展回饋（改進領域）：

我的回饋是建議您停止 [操作]，因為它會導致好[後果]。
我鼓勵您開始 [行動]，因為它會幫助您 [預期結果]。

範例：

我的回饋是，您不要在深夜發送緊急電子郵件。你在工作時間之外給其他團隊成員帶來了壓力，這不是一個健康的習慣。
我知道您幾乎每週都會取消一對一會議。鑑於您是負責多名員工職涯發展的經理，這是不可接受的。
我希望您不要等到最後一刻才準備季度業績。您的簡報往往比較分散，無法很好地體現您團隊的努力成果。
在我們舉行會議期間開始做筆記對您很有幫助，這樣您就不會忘記任何與您分享的任務或回饋。
我認為讓團隊成員審查您的客戶電子郵件以便幫助您檢查語氣是很有價值的。

潛在的棘手情況

以下是能夠幫助您在可能困難的對話中自信地表現並有效地管理的一些具體想法。

需要提供困難的回饋：

提供負面回饋時，清晰且友善非常重要。最終目標是讓員工擁有成長機會。範例對話可能如下內容：

您的表現沒有符合預期，我知道這話聽起來可能很難接受。您需要立即改進，而我會在這裡支持您做到這一點。具體來說，您可以改進將會產生 [影響] 的 [行動]。
暫停 - 您有什麼問題嗎？
只要您努力改進，我就會盡我所能為您提供幫助。它可能看起來像是更頻繁地開會，規劃績效改善計畫中可行的後續步驟，並提供成功所需的額外資源。
您認為我怎麼能夠為您提供最好的支援？
我相信，透過共同努力，我們將朝著提高績效的方向邁進。

當報告中其他人的回饋與您作為經理和/或員工的回饋不一致時：

強調好奇心 - 如果您感到驚訝 (或是員工感到驚訝)，有一個探索過程需要開始：

來自組織的回饋是績效流程的重要組成部分，因為它為您的整體績效提供了不同的觀點和見解。您的報告中有回饋，內容為 [回饋]。
您對此有何看法？這能夠引起您的共鳴嗎？
（聽完員工的回應後，您可以隨意地告訴他們，該回饋讓您感到驚訝或沒有引起您的共鳴；但是，他們可能希望對回饋表現出好奇心，因為您可以了解很多關於給予回饋者以及對他們來說重要的事情）。

雖然回饋並不總是能引起共鳴，但是提出以下問題可能會有所幫助：

即使其中 10% 的回饋是真的會怎樣？
此回饋中是否有任何內容讓您覺得可行？

遇到防衛心理時 - 當出現防衛心理而我仍有訊息要傳達時，我該怎麼辦？

在對話中創造空間可以讓雙方都感到安全並進行有成效的對話。

我們何不花點時間再回到這個話題？我相信這有很多內容需要吸收，我想回答你們所有的問題。
讓我們停下來聽聽彼此的觀點。我們雙方都需要保持好奇心和開放態度，並首先尋求了解對方的觀點，以便進行具有成效的對話，並且針對如何共同前進達成一致。我們或許可以求同存異，但我們需要以一種尊重的方式表達，並且讓雙方都覺得自己被傾聽。

當所有團隊成員只想談論金錢和/或晉升機會時：

績效評估是對績效的檢查，而不是薪酬評估。